تأسيس مكتب إدارة مشاريع ناجح والهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع ناجح

تحتاج المنظمات، وخاصةً تلك التي تُدير وتُنظم مشاريع متعددة، إلى التحكم في إدارة هذه المشاريع وضمان نجاحها. هذا هو السبب الرئيسي لإنشاء ما يسمى بمكتب إدارة المشاريع (PMO). مع تزايد عدد المشاريع، يأتي مكتب إدارة المشاريع (PMO) كأداة حيوية للتعامل مع كل هذه المشاريع وإدارتها جميعاَ في نفس الوقت بنجاح.

فمكتب إدارة المشاريع مسؤولٌ عن الجوانب المختلفة التي تُشارك في عملية إدارة المشروع والمنهجيات المستخدمة وكذلك الحفاظ على الجودة وخدمة العملاء في كل مشروع. فماذا يعني مكتب إدارة المشاريع بالضبط؟

ما هو مكتب إدارة المشاريع PMO؟

وفقًا لـ PMI، يُعرّف مكتب إدارة المشاريع PMO على أنه: "هيكل تنظيمي يمكن استخدامه لوضع معايير موحدة للمحافظ أو البرامج أو عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع وتسهيل مشاركة الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات."

بناءً على ذلك، وبشكلٍ أساسي، يُعتبر مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو المفتاح للمنظمات لتشغيل وإدارة مشاريعها بنجاح والتأكد من أنها تلُبي أهداف المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المحددة.

ما هي فوائد تأسيس مكتب إدارة المشاريع PMO في منظمتك؟

هناك العديد من الفوائد والمزايا لوجود مكتب إدارة مشاريع في المنظمات، ومنها ما يلي:

1. تحسين المعدل العام لنجاح المشاريع في المنظمة.
2. تحسين الشفافية والتواصل وإعداد التقارير.
3. مواءمة المشاريع مع استراتيجية العمل.
4. تطبيق المعايير الدولية.
5. المحافظة على سير المشاريع في المسار الصحيح والتنبيه في حال وجود أي تهديدات.
6. إدارة الموارد المشتركة.
7. إنشاء قاعدة بيانات للدروس المستفادة.
8. تحديد معايير مشتركة للإدارات لاتباعها.

كيف تأسيس مكتب إدارة مشاريع (PMO) ناجح في منظمتك؟

بعد التعرف على مفهوم وفوائد وجود مكتب إدارة مشاريع (PMO) في المنظمات، حان الوقت الآن لإعداد مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. في الحقيقة، عليك أن تعلم أنها عملية طويلة وليست سهلة أيضًا. لكن خطوةً بخطوة يمكنك إنجاز كل شيء بطريقة رائعة.

خطوات تأسيس مكتب إدارة المشاريع (PMO):

1. إجراء تقييم للوضع الراهن.
2. بناء وتطوير خطة التنفيذ بناءً على التقييم.
3. إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO): بما في ذلك الهيكل التنظيمي والمنهجيات والأدوات.
4. تشغيل مكتب إدارة المشاريع (PMO): بما في ذلك إدارة الموارد وبناء الكفاءات والتطوير والتحسين المستمر وما إلى ذلك.

1- إجراء تقييم للوضع الراهن

يُعد تنفيذ التقييم أمرًا بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بإعداد مكتب إدارة المشاريع (PMO). في هذه الخطوة، تقوم بتحليل وتقييم الوضع الحالي عن طريق التحقق من وجود أي فجوات أو نقاط ضعف في منهجيات وعمليات وأدوات إدارة المشروع.

بالإضافة إلى ذلك، عليك أن تفهم وتدرك الأهداف والغايات وراء إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO) لضمان إعداده بطريقة تضمن نجاحه. يُساعدك التقييم على تحديد الأمور التي تحتاج إلى إنجاز وتحسين بوضوح.

بناءً على التقييم، ابدأ في تحديد الوضع المستقبلي الذي ترغب في تحقيقه لإدارة المشاريع في منظمتك. بعد ذلك، قم بإجراء تحليل الفجوة بين الوضع الحالي والحالة المستقبلية.

بعد إجراء التقييم، ستتمكن من اختيار نموذج مكتب إدارة المشاريع PMO المناسب لتنفيذه في المنظمة. في هذا الصدد، تجدر الإشارة إلى أن هناك 3 أنواع مشهورة من مكاتب إدارة المشاريع PMO وفقًا لمعايير PMI، وهي:

• • Supportive
  • Directive
  • Controlling

لمزيد من المعلومات حول الأنواع الثلاثة من مكاتب إدارة المشاريع PMO، اقرأ المقال من هنا.

2- بناء وتطوير خطة التنفيذ بناءً على التقييم.

بعد التقييم الوضع الحالي لإدارة المشاريع في المنظمة، أصبح لديك رؤية واضحة حول الوضع المستقبلي، وأهداف وغايات مكتب إدارة المشروع والمنهجيات والعمليات والأدوات التي تحتاج إلى تطوير أو تحسين.

لذلك، وفقًا لهذه النتائج، ابدأ في التخطيط للقيام بما يلي:

أ- تطوير هيكل مكتب إدارة المشاريع PMO والوصف الوظيفي.

ب- تطوير دليل مكتب إدارة المشاريع PMO: ويشمل العمليات والسياسات والإجراءات.

ج- تطوير نماذج مكتب إدارة المشاريع PMO.

3- تأسيس مكتب إدارة المشاريع (PMO): بما في ذلك الهيكل والمنهجيات والأدوات.

في هذه الخطوة، ستقوم بتنفيذ الخطة التي بنيتها وإنشاء مكتب إدارة المشاريع. فهيكل مكتب إدارة المشاريع جاهز، وتم تحديد الأدوار، واعتُمدت العمليات والسياسات والإجراءات وما تبقى هو التنفيذ.

لتنفيذ خطة مكتب إدارة المشاريع PMO، عليك القيام بما يلي:

1- اختبار مكتب إدارة المشاريع:

أ- تحديد المشاريع التجريبية.

ب- إطلاق برنامج PMO التجريبي.

ج- توثيق الدروس المستفادة.

2- تشغيل مكتب إدارة المشاريع:

أ- تنفيذ خطة التواصل.

ب- تنفيذ خطة إدارة التغيير.

ج- تنفيذ تقارير الحوكمة لجميع المشاريع.

د- توجيه أصحاب المصلحة الآخرين حول مكتب إدارة المشاريع.

هـ- تخطيط وتتبع وإدارة الموارد.

و- جمع الإحصائيات ومقاييس الأداء.

ي- إنشاء تقرير نهاية المرحلة.

سنتحدث عن أشهر أدوات مكتب إدارة المشاريع لاحقاً في هذا المقال.

4- تشغيل مكتب إدارة المشاريع (PMO): بما في ذلك إدارة الموارد وبناء الكفاءات والتطوير والتحسين المستمر وما إلى ذلك.

يجب عليك إجراء مراجعة منتظمة لعمليات مكتب إدارة المشاريع من أجل إيجاد الفجوات التي يجب ملؤها. وبالطبع، تظهر هذه الفجوات أثناء عملية التنفيذ والتشغيل. مع كل مراجعة وخطة وتنفيذ ينمو مكتب إدارة المشاريع الخاص بك ويتطور من خلال عمليات التحسين المستمرة.

تتضمن عملية التعزيز والتحسين ما يلي:

1- مواءمة الأهداف التنظيمية ونظام المكافآت.

2- تنفيذ برنامج التطوير المستمر للجودة.

3- مراجعة الدروس المستفادة للخروج بأفضل الممارسات.

4- ضبط عمليات مكتب إدارة المشاريع لتطوير نضج إدارة المشاريع.

5- إدخال عمليات وتقنيات جديدة أكثر تطورًا.

6- إعداد التقارير الدورية لمكتب إدارة المشاريع في القضايا والإحصائيات للجنة الإدارية لمكتب إدارة المشاريع.

اقرأ المزيد: كيفية تحديد نجاح مكتب إدارة المشاريع الخاص بك

الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع (PMO)

الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع (PMO) يختلف من منظمة إلى أخرى حسب حجمها، طبيعة عملها، والأهداف الاستراتيجية التي تسعى لتحقيقها. ومع ذلك، هناك هياكل تنظيمية شائعة يمكن أن تكون بمثابة نماذج مرجعية لتصميم PMO. فيما يلي نظرة عامة على الهياكل التنظيمية الشائعة لمكتب إدارة المشاريع:

1. الهيكل التنظيمي المركزي (Centralized PMO)

في هذا النموذج، يكون مكتب إدارة المشاريع وحدة مستقلة تتبع للإدارة العليا مباشرة. يتمتع PMO بسلطة واسعة في اتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة المشاريع، وتوحيد المعايير، وتوزيع الموارد. هذا الهيكل مناسب للمنظمات الكبيرة التي تهدف إلى تحقيق تناسق ومركزية في إدارة مشاريعها.

مميزاته:

• توحيد المعايير والإجراءات.
• تحسين التنسيق بين المشاريع.
• سهولة الرقابة والمراقبة.

تحدياته:

• قد يكون بطيئًا في اتخاذ القرارات بسبب المركزية.
• يحتاج إلى موارد كبيرة لدعم العمليات.

2. الهيكل التنظيمي اللامركزي (Decentralized PMO)

في هذا النموذج، يتم توزيع مهام PMO على عدة أقسام أو وحدات داخل المنظمة. كل قسم لديه مكتب إدارة مشاريع خاص به يعمل بشكل مستقل. هذا الهيكل مناسب للمنظمات الكبيرة ذات الفروع المتعددة أو التي تعمل في مجالات متنوعة.

مميزاته:

• مرونة أكبر في اتخاذ القرارات.
• قدرة أفضل على تلبية احتياجات الأقسام المختلفة.

تحدياته:

• صعوبة في تحقيق التوحيد بين المعايير.
• احتمال حدوث تضارب في الأولويات بين الأقسام.

3. الهيكل التنظيمي المختلط (Hybrid PMO)

يجمع هذا النموذج بين المركزية واللامركزية. يتمتع PMO المركزي بسلطة عامة في وضع المعايير والسياسات، بينما يتم تفويض بعض الصلاحيات لمكاتب إدارة المشاريع الفرعية في الأقسام المختلفة. هذا الهيكل مناسب للمنظمات التي تسعى لتحقيق التوازن بين التوحيد والمرونة.

مميزاته:

• تحقيق التوازن بين المركزية واللامركزية.
• تحسين التنسيق مع الحفاظ على مرونة الأقسام.

تحدياته:

• يحتاج إلى تنسيق دقيق بين PMO المركزي والمكاتب الفرعية.
• قد يكون معقدًا في الإدارة.

4. الهيكل التنظيمي الوظيفي (Functional PMO)

في هذا النموذج، يتم دمج مكتب إدارة المشاريع ضمن إدارة أو قسم وظيفي محدد، مثل إدارة تقنية المعلومات أو إدارة العمليات. يعمل PMO على دعم المشاريع المتعلقة بهذا القسم فقط. هذا الهيكل مناسب للمنظمات التي تركز على مشاريع محددة في مجال معين.

مميزاته:

• تركيز عالٍ على احتياجات القسم الوظيفي.
• سهولة في التخصص وفهم متطلبات المشاريع.

تحدياته:

• محدودية في دعم المشاريع خارج نطاق القسم.
• احتمال حدوث تضارب في الأولويات مع الأقسام الأخرى.

5. الهيكل التنظيمي القائم على المشاريع (Project-Based PMO)

في هذا النموذج، يتم إنشاء مكتب إدارة المشاريع لدعم مشروع محدد أو مجموعة من المشاريع ذات الصلة. بمجرد انتهاء المشروع، يتم حل PMO أو إعادة هيكلته لدعم مشاريع جديدة. هذا الهيكل مناسب للمنظمات التي تعمل في مشاريع مؤقتة أو ذات طبيعة موسمية.

مميزاته:

• مرونة عالية في التكيف مع احتياجات المشروع.
• تركيز كامل على تحقيق أهداف المشروع.

تحدياته:

• عدم استمرارية المعرفة والخبرة بعد انتهاء المشروع.
• يحتاج إلى إعادة هيكلة مستمرة.

6. الهيكل التنظيمي الاستشاري (Consultative PMO)

في هذا النموذج، يعمل PMO كجهة استشارية تقدم الدعم والإرشاد لمديري المشاريع والفرق دون أن يكون له سلطة تنفيذية مباشرة. هذا الهيكل مناسب للمنظمات التي تفضل أن تظل إدارة المشاريع لامركزية ولكنها تحتاج إلى دعم فني واستشاري.

مميزاته:

• دعم غير مباشر لمديري المشاريع.
• مرونة في تطبيق المعايير.

تحدياته:

• محدودية في فرض الامتثال للمعايير.
• يحتاج إلى تعاون عالٍ من الفرق.

مكونات الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع

بغض النظر عن النموذج المتبع، يتكون الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع عادةً من الأدوار التالية:

1. مدير مكتب إدارة المشاريع (PMO Director):
• المسؤول العام عن إدارة المكتب وضمان تحقيق أهدافه.
• التنسيق مع الإدارة العليا لوضع الاستراتيجيات والسياسات.
2. مديرو المشاريع (Project Managers):
• مسؤولون عن تخطيط وتنفيذ ومراقبة المشاريع الفردية.
• يقدمون تقارير عن تقدم المشاريع إلى PMO.
3. فريق الدعم الفني (Support Team):
• يقدم الدعم الفني والإداري لمديري المشاريع.
• يشمل محللي الأعمال، ومتخصصي الجودة، ومديري الموارد.
4. فريق إدارة المخاطر (Risk Management Team):
• مسؤول عن تحديد وتقييم وإدارة المخاطر المرتبطة بالمشاريع.
5. فريق إدارة المعرفة (Knowledge Management Team):
• مسؤول عن توثيق الدروس المستفادة وإنشاء قاعدة بيانات معرفية.
6. فريق التدريب والتطوير (Training and Development Team):
• يقدم برامج تدريبية لرفع كفاءة فرق العمل.

العوامل المؤثرة في اختيار الهيكل التنظيمي

عند اختيار الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع، يجب مراعاة العوامل التالية:

• حجم المنظمة وعدد المشاريع التي تديرها.
• طبيعة المشاريع (مؤقتة، مستمرة، متعددة المجالات).
• الثقافة التنظيمية (مركزية، لامركزية).
• الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع يلعب دورًا محوريًا في تحديد كيفية إدارة المشاريع وتحقيق الأهداف الاستراتيجية. سواء كان الهيكل مركزيًا، لامركزيًا، أو مختلطًا، يجب أن يتم تصميمه بما يتناسب مع احتياجات المنظمة وأهدافها. من خلال اختيار الهيكل المناسب، يمكن للمنظمة تعزيز كفاءة إدارة المشاريع وضمان نجاحها على المدى الطويل.

أدوات مكتب إدارة المشاريع PMO المهمة:

يمكن أن يساعد استخدام أدوات PMO مديرو المشاريع في إدارة مشاريعهم وأعمالهم، كما ويُساعد الأفراد مع إنجاز المهام المختلفة الموكلة إليهم. علاوةً على ذلك، يُمكنك من خلال هذه الأدوات مراقبة مدى تقدم المشاريع وسيرها خاصةً في المنظمات التي تدير العديد من المشاريع.

فيما يلي بعض الأدوات المستخدمة على نطاق واسع في مكاتب إدارة المشاريع:

1. أداة Microsoft EPM

EPM هي اختصار ل Enterprise Performance Management”" وتعني إدارة أداء المنظمة. يُساعد برنامج Microsoft EPM المنظمات على مواءمة استراتيجيات المنظمة مباشرة مع خطة العمل وتنفيذها.

يُعد برنامج Microsoft EPM أداة قوية لإدارة المشاريع تتميز بسهولة استخدامها وقوتها ومرونتها لإدارة المشاريع بطريقة أكثر كفاءة وفعالية.

يستخدم Microsoft EPM أيضًا لإدارة موارد المنظمة وتحديد التعاون بين الإدارات المختلفة. وباستخدام Microsoft EPM، يمكن لجميع الأطراف المُشاركة في إدارة أي مشروع أن تبقى على اطلاع بتفاصيل سير وتنفيذ المشروع، والتحكم في سير عمل مشاريعهم، والجداول الزمنية، والموارد المالية، لتحقيق إنتاجية أعلى.

نظرًا لأن Microsoft EPM يحتوي على خيارات قوية في إعداد التقارير، فإنه يمكّن المؤسسات من تحليل معلومات المشاريع وإدارتها وبناء التقارير الخاصة بها. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر رؤى وتحليلات أكبر وأوضح لجميع مشاريع المنظمة.

2. برنامج Primavera

يُعتبر أحد برامج مكتب إدارة المشاريع الرائعة والمهمة. يُستخدم Primavera في إدارة العديد من المهام مثل: إدارة المشاريع والجدولة وتحليل المخاطر وإدارة الفرص وإدارة الموارد والتعاون وقدرات التحكم.

تعتبر أداة Primavera مناسبة لإدارة المشاريع باختلاف حجم المشروع أو نوعه. وتُعتبر أداة Primavera حل قوي وسهل الاستخدام لتخطيط وإدارة وتنفيذ المشاريع والبرامج.

اقرأ المزيد: تنفيذ أدوات مكتب إدارة المشاريع PMO

3. برنامج Jira

إذا كنت تدير مشاريع قائمة على منهجيات Agile، فإن Jira تُعتبر واحدة من أفضل أداة لهذه المهمة. تدعم Jira Software أي منهجية رشيقة لإدارة المشاريع. فمع استخدام أداة Jira، يمكنك التخطيط للمشاريع وتتبعها وإطلاقها وإصدار التقارير الخاصة بها.

4. أداة Smartsheet

Smartsheet هي أداة ذكية لإدارة المشاريع يمكنك من خلالها إدارة أكثر من مشروع في نفس الوقت. تعتبر Smartsheet أداة إدارة سهلة الاستخدام وبسيطة يمكن استخدامها من قبل مجموعة واسعة من الموظفين بغض النظر عن أدوارهم في المنظمة.

احجز جلستك الاستشارية الآن لتأسيس مكتب إدارة المشاريع PMO مع الخبراء من هنا

ويمكنك التعلم أكثر عن إدارة مكاتب المشاريع من خلال أفضل دورات إدارة المشاريع التي تقدمها بكه:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل
• CAPM شهادة
• شهادة PMI-ACP
• دورة بريمافيرا
• P3O شهادة
• شهادة PMI-SP
• MSP شهاد
• PGMP شهادة
• PFMP شهادة
• شهادة MOP

الخاتمة:

مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو عنصر أساسي للمنظمات التي تدير مشاريع متعددة، حيث يوفر الهيكل اللازم لتنظيم العمليات وتحقيق الأهداف بكفاءة. يضمن PMO تطبيق معايير موحدة، تحسين الشفافية، وإدارة الموارد المشتركة، مما يسهم في نجاح المشاريع ضمن الجدول الزمني والميزانية المحددين. من خلال توفير نهج منظم، يعزز PMO مواءمة المشاريع مع الاستراتيجية العامة للمنظمة، إلى جانب إنشاء قاعدة بيانات للدروس المستفادة وتحسين عمليات التواصل وإعداد التقارير.

تأسيس مكتب إدارة المشاريع يتطلب عملية متدرجة تبدأ بتقييم الوضع الحالي، ثم بناء خطة التنفيذ، وإنشاء الهيكل التنظيمي والمنهجيات اللازمة، وأخيرًا تشغيل المكتب وتحسينه بشكل مستمر. يعتمد نجاح PMO على اختيار النموذج المناسب، سواء كان داعمًا، توجيهيًا أو رقابيًا، بالإضافة إلى استخدام أدوات متقدمة مثل Microsoft EPM وPrimavera وJira. هذه الأدوات تسهل متابعة سير المشاريع، إدارة المخاطر، وتحليل الأداء، مما يعزز فعالية عمليات إدارة المشاريع داخل المؤسسة.