مصفوفة المخاطر Risk Matrix: الخطوات والأهمية وكيفية التحكم فيها؟

مصفوفة المخاطر (Risk Matrix) هي أداة تقييم تستخدم لتحديد وتصنيف المخاطر بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها المحتمل. يمكن تقسيم عملية تقييم المخاطر إلى خمس خطوات: تحديد المخاطر المحتملة، تقييم الاحتمالية، تقييم التأثير، تقييم المخاطر، والتعامل مع المخاطر. 

يمكن استخدام مصفوفة المخاطر لإدارة المخاطر المحتملة وتحديد الاستراتيجيات المناسبة للتعامل معها، مثل التجنب، والتقليل، والتحكم، والتعويض. تشير طرق التحكم في المخاطر إلى اتخاذ الإجراءات اللازمة للوقاية والتخفيف من تأثيرات الحوادث المحتملة، بما في ذلك إعداد خطط الطوارئ وتنفيذها.

توفر مصفوفة المخاطر بنية وأسلوبًا منهجيًا لتحديد وتقييم المخاطر، وتقديم رؤية شاملة للمخاطر المحتملة. كما تساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية وتخطيط استجابة فعالة للتعامل مع المخاطر وتحقيق أهداف المشروع أو المؤسسة بنجاح. فما هي مصفوفة تحليل المخاطر.. وكيفية استخدمها والتحكم فيها؟

ما هي مصفوفة المخاطر؟

مصفوفة المخاطر (Risk Matrix) أو مصفوفة التأثير الاحتمالي، هي أداة مرئية تستخدم لتقييم المخاطر وتحديد أولوياتها بناءً على احتمالية حدوثها والتأثير المحتمل الذي قد تُحدثه. فهي تساعد المنظمات أو الأفراد على تحديد وفهم المخاطر المرتبطة بمشروع أو قرار أو موقف معين. 

ما هي الخطوات الخمس لتقييم المخاطر؟

يمكن تقسيم عملية تقييم المخاطر إلى خمس خطوات أساسية، كما يلي:

1. تحديد المخاطر المحتملة

يتم تحديد وتحليل المخاطر المحتملة التي قد تواجه المشروع أو المنظمة. ويمكن الاعتماد على الخبرة السابقة، والاستشارة مع الخبراء، والاستعانة بالبيانات والمعلومات المتاحة لتحديد قائمة شاملة للمخاطر.

2. تقييم الاحتمالية

يتم تقدير مدى احتمالية حدوث المخاطرة المحددة. عن طريق تحليل المعلومات المتاحة واستخدام تقديرات الخبراء أو الإحصاءات المتاحة. ويمكن استخدام نطاقات مثل منخفض، متوسط، عالٍ لتمثيل مستوى الاحتمالية.

3. تقييم التأثير

يتم تحديد وتقدير مدى التأثير أو الأثر المحتمل لكل مخاطرة على المشروع أو المنظمة. ويمكن أن يشمل تأثير الأمور المالية، الجدول الزمني، السلامة، السمعة، وغيرها من الجوانب المهمة. ويمكن استخدام نطاقات مثل منخفض، متوسط، عالٍ لتمثيل مستوى التأثير.

4. تقييم المخاطر

يتم تقييم المخاطر بناءً على تحليل احتمالية وتأثير كل المخاطر، ويتم تحديد مستوى المخاطرة بناءً على تداخل الاحتمالية والتأثير، ويتم تحديد أولوية المخاطر بناءً على المستوى الناتج.

5. التعامل مع المخاطر

يتم تطوير استراتيجيات المعالجة لكل مخاطرة وفقًا لمستوى المخاطرة وأولويتها. كما يمكن أن تشمل استراتيجيات المعالجة تخفيف المخاطر (reduction)، نقل المخاطر (transfer)، تجاهل المخاطر (acceptance)، أو تجنب المخاطرة (avoidance). ويتم تحديد الإجراءات الوقائية والاستعدادية المناسبة لكل مخاطرة وتنفيذها في المشروع أو المنظمة.

اقرأ أيضًا: مهام إدارة المخاطر.

أهمية مصفوفة المخاطر

تمتلك مصفوفة الخطر أهمية كبرى في عملية إدارة المخاطر لعدة أسباب، فمن أهم أهداف مصفوفة المخاطر ما يلي:

1. تحديد الأولويات

تساعد مصفوفة المخاطر في تحديد الأولويات بناءً على تقديرات الاحتمالية والتأثير. من خلال تقسيم المخاطر إلى فئات مثل منخفضة، متوسطة، عالية، ويمكن للمصفوفة مساعدة فرق إدارة المشروع أو المؤسسة على التركيز على المخاطر ذات المستويات العالية واتخاذ الإجراءات المناسبة للتعامل معها.

2. توضيح المخاطر المهمة

يمكن تصنيف المخاطر بناءً على مستوى احتمالية وتأثيرها. مما يساعد الفرق المعنية على التركيز على المخاطر التي يجب إيلاء اهتمام خاص بها والعمل على تخفيفها أو تجنبها بشكل مسبق.

3. توفير رؤية شاملة

بفضل مصفوفة المخاطر، يمكن للفرق القيادية وأعضاء فريق المشروع أو المنظمة الحصول على رؤية شاملة لمجموعة المخاطر المحتملة وأثرها. ويمكن استخدامها كأداة للتواصل والتفاهم الفعال بين الأعضاء المختلفين واتخاذ القرارات الاستراتيجية المناسبة.

4. توجيه اتخاذ القرار

يمكن استخدام مصفوفة المخاطر كأداة لاتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات والمعلومات. وعندما يكون لديك قائمة كبيرة من المخاطر، يمكن استخدام المصفوفة لتحديد المخاطر التي تتطلب أكثر اهتمام والتي تحتاج إلى تخصيص الموارد للتعامل معها.

5. تخطيط الاستجابة

من خلال تحديد مستوى المخاطرة باستخدام مصفوفة المخاطر، يمكن للمنظمات وفرق العمل تخطيط استجابة مناسبة. كما يمكن تحديد استراتيجيات المعالجة والإجراءات الوقائية والاستعدادية اللازمة للتعامل مع المخاطر المحتملة.

كيفية استخدام مصفوفة المخاطر؟

تستخدم مصفوفة المخاطر لإدارة المخاطر المحتملة للمؤسسة أو المشروع التجاري، لذا يمكن اتباع خطوات مصفوفة المخاطر التالية:

1. إعداد المصفوفة

• قم بإنشاء جدول يحتوي على محورين: محور الاحتمالية ومحور التأثير.
• قسم كل محور إلى فئات مختلفة تعبر عن مستويات مختلفة من الاحتمالية والتأثير. ويمكن استخدام قيم رقمية مثل 1 إلى 5 أو الألوان لتمثيل المستويات.

2. تحديد المخاطر

• حلل وحدد المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع.
• قم بإجراء جلسة مع فريق العمل أو الخبراء ذوي الخبرة لتحديد جميع المخاطر المحتملة المرتبطة بالمشروع.
• سجل كل مخاطرة ووصفها بشكل واضح ودقيق.

3. تصنيف المخاطر

• استخدم المصفوفة لتصنيف المخاطر المحددة بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها المحتمل.
• حدد مستوى الاحتمالية والتأثير لكل مخاطرة وضعها في المكان المناسب داخل المصفوفة.

4. تحليل وتقييم المخاطر

• حلل المخاطر المصنفة في المصفوفة وقييم تأثيرها على المشروع.
• رتب المخاطر حسب مستوى الأولوية.

5. وضع استراتيجيات المعالجة

• بناءً على تقييم المخاطر، قم بتحديد استراتيجيات المعالجة المناسبة.
• حدد الإجراءات التي يجب اتخاذها للتعامل مع المخاطر المحددة.
• قد تشمل استراتيجيات المعالجة تجنب المخاطر، وتحويلها، وتقليلها، وتحملها.

6. تنفيذ الإجراءات

• نفذ الإجراءات المعتمدة للتعامل مع المخاطر المحددة مع تقليل تأثيرها السلبي.
• خصص الموارد اللازمة ومراقبة تقدم التنفيذ.

7. متابعة ومراقبة المخاطر

• راقب المخاطر المحتملة وتحديث المصفوفة بانتظام.
• حدد المخاطر الجديدة أو تغير مستوى المخاطر الموجود في المصفوفة.
• تقييم فعالية الإجراءات المتخذة وتعديلها إذا لزم الأمر.

كيفية التحكم في المخاطر؟

تشير طرق التحكم في خطط الطوارئ إلى اتخاذ الإجراءات اللازمة للوقاية من وقوع حوادث أو أضرار وللحد من تأثيراتها السلبية. ومن الخطوات التي يمكن اتخاذها للتحكم في المخاطر ما يلي:

1. حاول تحديد أنواع المخاطر وتقييم مدى تأثيرها واحتمالية حدوثها.
2. توفير معدات واقية، وتحديد إجراءات السلامة والتعليمات الواجب اتباعها.
3. تأكد من أن الجميع يفهمون الإجراءات السليمة وكيفية التصرف في حالة وقوع حادث.
4. ضع إجراءات سلامة صارمة واتبعها على نحو منتظم، وقد تشمل الفحوصات الدورية والصيانة الوقائية.
5. احرص على تقييم مستمر لتحديد أي نقاط ضعف أو تحسينات تحتاج إلى العمل عليها.
6. التعاون والتواصل عن طريق تبادل المعلومات والتجارب والمشاركة في تحسين إجراءات السلامة وتبادل الأفكار والمشورة.

نموذج خطط الطوارئ

يستخدم نموذج خطط الطوارئ لتوثيق الإجراءات والترتيبات التي يجب اتخاذها في حالة وقوع حالة طارئة. ويمكن أن يتألف النموذج من عدة أقسام رئيسية يمكن تعديلها وفقًا لاحتياجات وظروف كل منظمة، كما يلي:

1. مقدمة

• وصف للهدف العام للخطة.
• توضيح الأهداف الرئيسية للطوارئ.

2. معلومات الاتصال

• قائمة بأرقام الهواتف الطارئة للجهات الخارجية المعنية.
• قائمة بأرقام الاتصال الداخلية للأفراد المسؤولين عن تنفيذ الخطة.

3. تقييم المخاطر

• تحليل المخاطر المحتملة وتقدير مدى التأثير والاحتمالية.
• تحديد المواقف النموذجية والتحديات المحتملة.

4. الإجراءات الطارئة

• وصف مفصل للخطوات التي يجب اتخاذها في حالة وقوع الطارئ.
• توضيح المسؤوليات والواجبات لكل فرد أو فريق.

5. تنظيم الطوارئ

• تحديد مناطق التجمع والنقاط المحددة للتجمع في حالة الطوارئ.
• تحديد الإجراءات اللازمة لإخلاء المكان وتوجيه الناس إلى مكان آمن.

6. التواصل والإعلام

• وصف كيفية التواصل مع الجهات الخارجية ووسائل الإعلام في حالة الطوارئ.
• تحديد الأشخاص المسؤولين عن تقديم المعلومات والتحديثات اللازمة.

7. التدريب والتمارين

• تحديد البرامج التدريبية للأفراد لضمان استعدادهم للتعامل مع الطوارئ.
• تحديد الجدول الزمني للتمارين والمراجعات المنتظمة.

8. المراجعة والتحديث

• تحديد التواريخ والمسؤوليات لمراجعة وتحديث الخطة بشكل دوري.
• تحديد الآلية لتوثيق التغييرات والتوزيع الداخلي للتحديثات.

هرم التحكم في المخاطر

ويمكن أن يكون الهرم على النحو التالي:

1. التجنب (Avoidance)

يتم تجنب المخاطر تمامًا عن طريق تغيير أو تجنب النشاط أو العملية التي تسبب المخاطر.

2. التقليل (Reduction)

يتم تقليل المخاطر باتخاذ إجراءات لتقليل تأثيرها أو احتمالية حدوثها.

3. التحكم (Control)

يتم تنفيذ إجراءات للسيطرة على المخاطر وتقليل تأثيرها واحتمالية حدوثها. ويشمل ذلك استخدام معدات الوقاية الشخصية، وتنفيذ إجراءات العمل الآمنة، وتحسين تصميم العملية لجعلها أكثر أمانًا.

4. التعويض (Compensation)

عندما لا يمكن تجنب أو تقليل المخاطر بشكل كافٍ، يمكن استخدام تعويضات للتعامل مع المخاطر وتقليل تأثيرها، مثل التأمين أو الإجراءات القانونية.

تعلم إدارة المخاطر واحصل على شهادة بها:

تقدم منصة بكه، العديد من الدورات التدريبية المُعتمدة في مجال إدارة المشاريع، ومنها دورات في إدارة المخاطر. ومنها:

• دورة إدارة المخاطر الاحترافية RMP
• شهادة MoR® التأسيسية

اقرأ بروشور خاص وشامل عن تعلم إدارة المخاطر الاحترافية.

وأخيرًا، من الضروري معرفة أن هرم التحكم في المخاطر هو نموذج هرمي يستخدم لتوضيح تسلسل الخطوات في التحكم في المخاطر. ويتألف الهرم من عدة مستويات، حيث يتم تنفيذ إجراءات التحكم في المخاطر بناءً على الأولويات والتأثير الناتج عن المخاطر. ويكون الهدف الرئيسي للهرم هو الحد من المخاطر إلى أدنى مستوى ممكن.