تحليل الفجوة: الخطوات والأدوات وكيفية تقليصها وطريقة حسابها

يمكن استخدام تحليل الفجوة الاستراتيجية كجزء من عملية التخطيط الاستراتيجي الشامل، لكنه لا يكفي بمفرده لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، حيث من الضروري مراعاة عوامل أخرى مثل التحليل البيئي الشامل وتقييم القدرات الداخلية للمنظمة قبل اتخاذ القرارات الاستراتيجية. فما ما هو تحليل الثغرات؟

ما هي الفجوة الاستراتيجية؟

الفجوة الاستراتيجية تشير إلى الفارق بين الحالة الحالية للمنظمة أو الأعمال والحالة المستهدفة أو الهدف المرجو تحقيقه. وتعبر هذه الفجوة عن التحدي الذي يواجه المنظمة في تحقيق أهدافها الاستراتيجية أو تحقيق مستوى معين من التميز أو الأداء. يمكن أن تكون الفجوة الاستراتيجية ناتجة عن عوامل داخلية مثل نقص الموارد أو ضعف البنية التحتية، أو عوامل خارجية مثل التغيرات في السوق أو المنافسة الشديدة. تحليل الفجوة الاستراتيجية يساعد المنظمة على تحديد نقاط الضعف والتحسين ووضع الخطط الاستراتيجية المناسبة لتقليل هذه الفجوة وتحقيق الأهداف المستهدفة.

ما هو تحليل الفجوة؟

تحليل الفجوة (Gap analysis) هو أداة تخطيط استراتيجي تستخدم لتقييم الفرق بين الأداء الحالي للمنظمة وحالتها المستقبلية المرغوبة. وهو يتضمن مقارنة الوضع الحالي مع الوضع المستقبلي، وتحديد الفجوة بين الاثنين، ووضع استراتيجيات لسد تلك الفجوات.

ومن خلال إجراء تحليل الفجوات، يمكن للمؤسسات الحصول على رؤى قيمة حول أدائها الحالي، وتحديد مجالات التحسين، وتطوير استراتيجيات مستهدفة لسد الفجوات. فهو يساعد على مواءمة الأهداف والموارد والجهود التنظيمية لتحقيق النتائج المرجوة.

خطوات تحليل الفجوة

هناك بعض الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها عند إجراء تحليل الفجوات، إليك نموذج تحليل الفجوة الاستراتيجية:

1. تحديد الوضع الحالي

توضيح الوضع الحالي للمنظمة من حيث أدائها وعملياتها وقدراتها ومواردها. ويمكن أن يشمل ذلك تحليل البيانات المالية والمقاييس التشغيلية وتعليقات العملاء وأداء الموظفين والعوامل الأخرى ذات الصلة.

2. تحديد الحالة المستقبلية

تحديد الأهداف أو المعايير المرجعية المرغوبة التي تهدف المنظمة إلى تحقيقها. وقد يتضمن ذلك تحديد أهداف لنمو الإيرادات، أو حصة السوق، أو رضا العملاء، أو كفاءة العملية، أو أي مقاييس أخرى يمكن أن تساعد في النجاح.

3. تحديد الفجوات

قارن الوضع الحالي مع الوضع المستقبلي لتحديد الفجوات أو التناقضات بين الاثنين. ويتضمن ذلك تحليل الاختلافات في الأداء أو القدرات أو الموارد أو المهارات أو المعرفة أو أي عوامل أخرى ذات صلة يمكن أن تعيق المنظمة من الوصول إلى حالتها المرغوبة.

4. تحليل الأسباب

التحقيق في الأسباب الكامنة وراء الفجوات التي تم تحديدها. وقد يتضمن ذلك إجراء تحليل السبب الجذري لفهم أسباب فجوات الأداء. وقد تشمل عوامل مثل العمليات القديمة، أو نقص الموارد، أو عدم كفاية المهارات أو التدريب، أو القيود التكنولوجية، أو بسبب ظروف السوق الخارجية.

5. وضع خطط العمل

بمجرد تحديد الفجوات وأسبابها، قم بوضع خطط عمل لسد تلك الفجوات. ويجب أن تحدد هذه الخطط استراتيجيات أو مبادرات أو مشاريع محددة من شأنها أن تساعد المنظمة على الانتقال من الحالة الحالية إلى الحالة المستقبلية المرغوبة. ويجب أن تكون خطط العمل واقعية وقابلة للقياس ومتوافقة مع الأهداف الإستراتيجية الشاملة للمنظمة.

6. تنفيذ ومراقبة التقدم

 تنفيذ خطط العمل ومراقبة التقدم بانتظام. عن طريق تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمعالم الرئيسية لتقييم فعالية الاستراتيجيات والمبادرات المنفذة. ومن ثم إجراء التعديلات حسب الضرورة، والتأكد من أن المنظمة تسير على الطريق الصحيح لسد الفجوات المحددة.

أهمية تحليل فجوة المهارات

تكمن أهمية تحليل الفجوة في قدرتها على تحسين الأداء العام للأفراد والمنظمات من خلال تحديد الاحتياجات التدريبية وتوفير الفرص الملائمة لتعزيز المهارات والمعرفة، ومن أهميته أيضًا ما يلي:

1. تحديد احتياجات التدريب

يساعد تحليل فجوة المهارات في تحديد المهارات التي تفتقر إليها المنظمة أو الفرد، حيث يمكن استخدام هذه المعرفة لوضع برامج تدريب وتطوير مناسبة لسد هذه الفجوة وتحسين الأداء.

2. تخطيط الموارد البشرية

من خلال تحليل فجوة المهارات، يمكن للمنظمات تحديد الاحتياجات المستقبلية للموظفين والمهارات التي ستكون ضرورية لتحقيق أهدافها. كما يمكن استخدام هذه المعلومات في تخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين المناسبين وتطويرهم.

3. تعزيز الإنتاجية والكفاءة

عندما يتم سد فجوة المهارات، يزيد مستوى الكفاءة والإنتاجية في المنظمة. إذا كانت المهارات المطلوبة متاحة للموظفين، فإنهم يستطيعون القيام بمهامهم بفعالية أكبر، مما يؤدي إلى تحسين الأداء الشامل للمنظمة.

4. تعزيز رضا الموظفين

عندما يتم تحليل فجوة المهارات وتوفير فرص التدريب والتطوير الملائمة، يشعر الموظفون بأنهم مدعومون في المنظمة. مما يساهم في زيادة رضا الموظفين والاحتفاظ بهم، وتقليل تكاليف التوظيف والتدريب المستمر.

5. التكيف مع التغيرات

يواجه المنظمات تغيرات مستمرة في بيئة العمل والتكنولوجيا. ومن خلال تحليل فجوة المهارات، يمكن للمنظمات تحديد المهارات التي تحتاجها للتكيف مع هذه التغيرات وتوفيرها للموظفين.

6. تعزيز التنافسية

عندما تستثمر المنظمات في تحليل فجوة المهارات وتدريب الموظفين وتطويرهم، تكتسب ميزة تنافسية قوية. الموظفون ذوو المهارات العالية يسهمون في تحقيق الابتكار والتميز في الأداء، مما يمنح المنظمة موقعًا أقوى في السوق.

أدوات تحليل الفجوات

من الأدوات الشائعة لتحليل الفجوات، والتي يمكن استخدامها في تحديد الفجوات واكتشاف الفرص وتحسين العمليات واتخاذ القرارات الاستراتيجية في مختلف المجالات، ما يلي:

1. تحليل SWOT

تحليل SWOT هو أداة تخطيط استراتيجي تستخدم لتقييم العوامل الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر على منظمة أو مشروع. وهو ينطوي على تحديد نقاط القوة (Strengths) والضعف (Weaknesses) في المنظمة، فضلًا عن تحليل نقاط الفرص (Opportunities) والتهديدات (Threats) الموجودة في بيئتها الخارجية. مما يساعد على تحديد الفجوات بين الحالة الحالية والحالة المطلوبة.

2. تقنية بيرت PERT

تقنية تقييم ومراجعة البرامج PERT هي أداة لإدارة المشاريع تستخدم لتحليل وتمثيل المهام والأنشطة المتضمنة في إكمال المشروع. مما يساعد في تقدير الوقت اللازم لكل مهمة، وتحديد المسار الحرج، وتحديد التبعيات بين المهام المختلفة. ويستخدم PERT مخططًا للشبكة لتصور تدفق المشروع والجدول الزمني.

3. نموذج تطابق نادلر- توشمان Nadler-Tushman congruence model

نموذج تطابق نادلر- توشمان هو إطار عمل يساعد المؤسسات على تحليل أدائها وتحديد مجالات التحسين. ويؤكد على أهمية المواءمة بين مختلف مكونات المنظمة، بما في ذلك استراتيجيتها وهيكلها ومهامها وأفرادها وثقافتها. ومن خلال تقييم التطابق أو التوافق بين هذه المكونات، يمكن للمؤسسات تحديد الفجوات وإجراء تغييرات لتحسين الأداء العام.

4. مخطط هيكل السمكة Fishbone diagram

يُعرف مخطط هيكل السمكة باسم مخطط السبب والنتيجة أو مخطط إيشيكاوا، وهو أداة مرئية تستخدم لتحديد وتحليل الأسباب المحتملة لمشكلة ما أو تأثيرها. فهو يوفر نهجًا منظمًا للعصف الذهني وتصنيف العوامل المختلفة التي قد تساهم في المشكلة. ويشبه المخطط هيكل السمكة، حيث يكون التأثير أو المشكلة في الرأس والأسباب المحتملة متفرعة مثل عظام السمكة.

5. نموذج McKinsey 7-S

نموذج ماكينزي 7-S هو إطار إداري يساعد على تحليل ومواءمة العناصر المختلفة للمنظمة لتحقيق أهدافها. ويحدد النموذج سبعة عوامل مترابطة يجب أخذها في الاعتبار: الإستراتيجية، والهيكل، والأنظمة، والمهارات، والأسلوب، والموظفين، والقيم المشتركة. ويؤكد على الترابط والمواءمة بين هذه العناصر لتحقيق الأداء التنظيمي الفعال.

6. نموذج بورك - ليتوين للتغيير Burke-Litwin Change model

نموذج بورك- ليتوين للتغيير هو إطار يستخدم لفهم وإدارة التغيير التنظيمي. ويحدد اثني عشر عاملًا رئيسيًا تؤثر على الأداء التنظيمي والتغيير، بما في ذلك البيئة الخارجية، والقيادة، والاستراتيجية، والهيكل، والأنظمة، والثقافة. ويؤكد النموذج على أهمية فهم التفاعلات المعقدة بين هذه العوامل وكيف يمكن للتغيرات في منطقة واحدة أن تؤثر على المجالات الأخرى. ويوفر نهجًا شاملًا لإدارة التغيير.

تقليص الفجوة

تقليص الفجوة هو عملية العمل على تقليل الفجوة بين الحالة الحالية والحالة المطلوبة، ومن أهم الاستراتيجيات التي يمكن اتباعها لتحقيق ذلك:

1. وضع أهداف واقعية

حدد أهدافًا قابلة للتحقيق ومحددة بشكل جيد تساهم في سد الفجوة. ويجب أن تكون هذه الأهداف واقعية وقابلة للقياس ومتوافقة مع الموارد المتاحة.

2. تطوير المهارات

قم بتحسين المهارات اللازمة لتحقيق الحالة المطلوبة. يمكن ذلك من خلال التدريب والتطوير وتعلم المهارات الجديدة التي تعزز الأداء وتسد الفجوة.

3. تحسين العمليات

قم بتحليل وتحسين العمليات الحالية لتحقيق أداء أفضل وتقليل الفجوة. يمكن ذلك من خلال تحسين تدفق العمل، وتبسيط الإجراءات، وتحسين استخدام التكنولوجيا والأدوات المناسبة.

4. تخصيص الموارد

تأكد من توفير الموارد اللازمة لسد الفجوة. قد تشمل ذلك تخصيص المزيد من الميزانية، وزيادة العمالة، وتوفير المعدات والتكنولوجيا اللازمة.

5. تعزيز التواصل والتعاون

قم بتعزيز التواصل والتعاون بين أفراد الفريق والأقسام المختلفة لتحقيق الهدف المشترك. يمكن ذلك من خلال إنشاء آليات للتواصل الفعال وتعزيز روح العمل الجماعي.

6. مراقبة وتقييم

قم بمراقبة وتقييم التقدم الذي تم تحقيقه لسد الفجوة. استخدم مؤشرات الأداء المناسبة لتقييم التحسينات وتحديد المجالات التي تحتاج إلى مزيد من العمل.

7. ضبط الخطط والاستراتيجيات

قم بضبط الخطط والاستراتيجيات بناءً على التقييم والتجارب السابقة. قد تحتاج إلى تغيير الخطط وتعديل الاستراتيجيات لتحقيق نتائج أفضل وتقليل الفجوة بشكل فعال.

8. تعزيز الابتكار والإبداع

قد يساهم التركيز على الابتكار والإبداع في تقليص الفجوة بشكل كبير. قم بتشجيع الفريق على تقديم أفكار جديدة وحلول مبتكرة التي يمكن أن تحسن الأداء وتقلص الفجوة.

9. تحسين رضا العملاء

قم بتحليل احتياجات العملاء وتحسين تجربتهم للحد من الفجوة بين توقعاتهم والخدمة المقدمة. قد تشمل هذه الاستراتيجية تحسين جودة المنتجات أو الخدمات، وتطوير خدمة العملاء، وتوفير قنوات اتصال فعالة مع العملاء.

طريقة حساب الفجوة

يجب أن يتم تطبيق آلية تحليل الفجوة بشكل متكرر لمراقبة التقدم وتقديم التعديلات اللازمة على الاستراتيجيات. ويمكن حساب الفجوة بين الحالة الحالية والحالة المستهدفة باستخدام الخطوات التالية:

1. تحديد المؤشرات

حدد المؤشرات أو المتغيرات الرئيسية التي ستستخدم لقياس الحالة الحالية والحالة المستهدفة. وقد تشمل هذه المؤشرات المبيعات السنوية، الربحية، حصة السوق، مستوى رضا العملاء، وغيرها من المؤشرات ذات الصلة.

2. قياس الحالة الحالية

قم بتحديد القيم الفعلية للمؤشرات المحددة في الحالة الحالية. ويعتمد ذلك على تجميع البيانات ذات الصلة من مصادر مختلفة مثل التقارير المالية والإحصاءات الداخلية والاستبيانات والمراجعات الداخلية.

3. تحديد الحالة المستهدفة

حدد القيم المستهدفة للمؤشرات في الحالة المستهدفة. ويجب أن تكون هذه القيم قابلة للقياس ومحددة بوضوح ومتوافقة مع رؤية وأهداف المنظمة.

4. حساب الفجوة

قم بحساب الفجوة بين القيم الفعلية في الحالة الحالية والقيم المستهدفة في الحالة المستهدفة. ويتم ذلك عن طريق طرح القيمة الحالية من القيمة المستهدفة.

5. تحليل الفجوة

قم بتحليل الفجوة المحسوبة لفهم أسبابها وتحديد العوامل التي تؤثر فيها. ويمكن أن تكون هذه العوامل مثل نقص الموارد، ضعف العمليات، تغيرات في السوق، أو أي عوامل أخرى تؤثر على الأداء.

6. وضع استراتيجيات التعويض

استنادًا إلى التحليل السابق، قم بتطوير استراتيجيات لتعويض الفجوة وتحقيق الحالة المستهدفة. وقد تشمل هذه الاستراتيجيات تحسين العمليات، زيادة التسويق والمبيعات، تعزيز القدرات، أو تطوير منتجات جديدة.

قالب تحليل الفجوات

قالب تحليل الفجوة هو مخطط جاهز يستخدم لإدارة المشروع، حيث يسهل عملية جمع المعلومات الضرورية لبناء خطة العمل، والتي من شأنها أن تساهم في تطوير المؤسسة ونقلها من حالتها الحالية إلى الحالة المستقبلية المرغوبة.

وتتضمن هذه المعلومات:

• مجالات التركيز للتحسين.
• نسبة الفجوة.
• الجدول الزمني.
• متطلبات الموارد.

Download the gap analysis template

دورات دولية معتمدة في تحليل الأعمال:

اكتشف كيف يمكن لتحليل الفجوة وتحليل الأعمال أن يساهمان في تحسين مهاراتك وتطوير مسارك المهني! انضم إلى دورات معتمدة في تحليل الأعمال الآن لتعمق فهمك وتحصل على شهادات معترف بها في هذا المجال المثير. ابدأ رحلتك التعليمية اليوم وقم بالتسجيل الآن ب شهادات تحليل الأعمال:

• تحليل الأعمال ECBA -  شهادة ECBA
• شهادة القدرة على تحليل الأعمال 
• شهادة أخصائي تحليل الأعمال المعتمد - شهادة CBAP 
• شهادة تحليل الأعمال أجايل IIBA®-AAC
• شهادة PMI-PBA 
• شهادة تحليل الأمن السيبراني IIBA - 
• شهادة تحليل بيانات الأعمال IIBA®-CBDA 
• دورة محترف في تحليل الأعمال ®PMI-PBA.