أدوات إدارة التغيير وأهم مهارات التغيير في 2024

قيل أن إدارة التغيير تزيد من تبنّيه، وأن غياب التغيير وقت الحاجة إليه يمكن أن يؤدي إلى الفشل والخسارة حتى لو تمت عملية التنفيذ بشكل فعال، ولكي تُدار عمليات التغيير في المؤسسات بشكل ناجح، لا بد من اكتساب مهارات تنظيمية لإدارة التغيير والتي تساهم في زيادة فرص نجاح التغيير.

لذا سنذكر لكم في هذا المقال أهم مهارات إدارة التغيير وأدوات إدارة التغيير التي يحتاج إليها الأفراد داخل الشركات والمؤسسات.

أدوات إدارة التغيير :

هناك العديد من أدوات إدارة التغيير التي يمكن استخدامها لمساعدة المؤسسات على إدارة التغييرات بشكل فعال، ويتم اختيار أداة التغيير المناسبة للمؤسسة حسب نوع التغيير وحجمه ووقته والنماذج المستخدمة فيه. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

1. برامج إدارة التغيير: 

تساعد هذه الأدوات المؤسسات على تتبع عمليات التغيير وتحديد المخاطر المحتملة ومراقبة التقدم. تشمل الأمثلة Jira و Asana و Trello.

2. برامج إدارة المشاريع:

تساعد أدوات إدارة المشاريع مثل Basecamp و Monday.com و Wrike في الحفاظ على تنظيم فرق العمل ومسارات العمل خاصة في المشاريع الكبيرة. بالإضافة إلى مخطط جانت Gantt Chart وهو من أهم أدوات إدارة المشاريع، حيث يوضح تسلسل المهام المختلفة التي يجب القيام بها خلال المشروع والوقت المستغرق لإنجاز كل مهمة والمواعيد النهائية لها، كما يمكن استخدام المخطط  لتقديم تقارير وإحصاءات حول الأداء العام للمشروع.

3. أدوات الاتصال:

الاتصال الفعال ضروري لإدارة التغيير الناجحة. يمكن استخدام أدوات مثل Slack و Microsoft Teams و Zoom لتسهيل التواصل بين الإدارة والموظفين أو بين أعضاء الفريق والعملاء.

4. أدوات قياس الأداء:

قياس فعالية إدارة التغيير مهم لتحديد ما إذا كان التغيير ناجحًا. يمكن استخدام أدوات مثل Tableau و Power BI و Google Analytics لتتبع مقاييس الأداء وتحديد مجالات التحسين.

5. أدوات تقييم المخاطر:

تتضمن إدارة التغيير تقييم المخاطر المحتملة والتخفيف من حدتها. يمكن استخدام أدوات مثل Riskalyze و LogicManager و Resolver لتحديد وتقييم المخاطر وتطوير استراتيجيات إدارة المخاطر.

6. أدوات رسم الخرائط الثقافية:

تستخدم هذه الأدوات لفهم ثقافة المؤسسة وتمثيلها بشكل بصري. وتهدف هذه الأداة إلى تحليل القيم والمعتقدات والممارسات التي تميز ثقافة المؤسسة، ومن ثم توضيحها للموظفين والشركاء والعملاء والجمهور الخارجي. وتتضمن هذه الأدوات مجموعة متنوعة من القوالب والرموز والخطوط والألوان لتمكين المستخدمين من تخصيص رسوماتهم الخاصة بالثقافة المؤسسية، ومثالاً عليها أدوات MindMeister و Lucidchart و Goggle.

7. أدوات تحليل مجال القوى :

تستخدم في معرفة مؤيدي التغيير ومقاوميته، حيث تساعد في اتخاذ القرارات وتحديد جميع العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة على المؤسسة مثل أدوات PEST Analysis و Benchmarking.

وتطوير أدوات إدارة التغيير يُمكن أن يحدث فرق كبير عند تطوير المعرفة بمهارات إدارة التغيير وأدواتها، وهذا لا يتعلق بالقادة المسؤولين فقط، بل يمتد لجميع الأفراد المعنيين بعمليات التغيير.

مهارات إدارة التغيير (Change Management Skills):

مهارات إدارة التغيير تتمحور حول اكتساب مهارات التواصل والتفكير الاستراتيجي والبحث الجيد والمهارات القيادة والإدارية الجيدة، والقدرات المؤسسية، ومهارات قوة الملاحظة والتحليل والتقييم، ومهارات التعليم والتطوير المستمر، وغير ذلك، نتناوله في التالي:

1. مهارات الاتصال والتواصل: 

تتطلب جميع مراحل إدارة التغيير توفر مهارات تواصل عالية وفعالة خاصة عند القادة الذين يتوجب عليهم الشرح والتفصيل بشكل واضح لكل أفراد طاقم العمل جميع ما يتعلق بعملية التغيير من أهداف وخطط واستراتيجيات وتوجيه طواقم العمل نحو نجاح التغيير. 

وعلى الجانب الآخر، ستكون مهارة الاتصال والتواصل في غاية الأهمية عند الحاجة لإقناع مقاومي عملية التغيير وتبديل آرائهم السلبية نحوه.

2. مهارة التفكير الاستراتيجي: 

يمكن لمهارة التفكير الاستراتيجي أن تساعد في تحقيق الأهداف المحددة بشكل أفضل، عن طريق وضع خطط واستراتيجيات متوافقة مع فلسفة ورؤية المؤسسة. وتساعد مهارة التفكير الاستراتيجي في التخطيط الاستراتيجي المسبق للأحداث المقبلة ومعرفة ما يجب تغييره وما يجب أن لا يتغير، مما يساعد في تفادي المشكلات التي يمكن أن تحدث. 

وتساهم أيضاً في تطوير المهارات القيادية والتفكير المنطقي والتحليلي، مما يساعد في اتخاذ القرارات المناسبة والتعامل مع المشاكل والتحديات بشكل جيد وفعال.

3. مهارة البحث الجيد: 

مهارة البحث الجيد تعني القدرة على العثور على المعلومات المطلوبة بطريقة فعالة ودقيقة. وتعتبر هذه المهارة من أبرز مهارات التغيير الأساسية التي يجب أن تتوفر لدى الإداريين والموظفين، حتى وإن كانوا على معرفة تامة بعملية التغيير ومتطلباتها. 

تساعد مهارة البحث الجيد على تحسين الأداء وتعزيز مهارات العمل والقدرة على اتخاذ القرارات، بالإضافة إلى توفير الوقت والجهد وتطوير الثقافة العامة لدى الأفراد.

4. القيادة والإدارة القوية: 

يجب أن يكون قادة التغيير قادرين على القيادة بقوة وفعالية وتوجيه الجميع للعمل بجد وتحقيق أهداف التغيير، واستخدام مهاراتهم القيادية والإدارية في إقناع مقاومي التغيير في المؤسسة بأهمية التغيير وأهدافه. ومن أهم المهارات التي يجب أن يتحلى بها القادة في إدارة التغيير:

• إدارة المشاركة والتفاعل مع الجميع في المؤسسة لتحقيق نتائج إيجابية.
• التكيف مع التغيير وتعديل الخطط والأهداف في حال تطلبت الحاجة ذلك.
• تحفيز الفريق وإثارة الحماس لديه، وتشجيعه على المساهمة بإيجابية في عملية التغيير.
• تحمل كامل مسؤولية المَخاطر التي قد تنتج عن عَملية إدارة التغيير ووضع حلول ذكية.
• إدارة الموارد بكفاءة وفعالية والتأكد من استخدامها بشكل صحيح لضمان تجنب حدوث أي خلل أو مخاطر.
• الحرص على تطوير مهاراتهم التنظيمية والقيادية بشكل مستمر لتحسين قدرتهم على إدارة التغيير بشكل فعال.

5. القدرات المؤسسية في إدارة التغيير:

وجود إدارة تغيير فعالة في المؤسسة يشكل جزءًا من هياكلها، وإجراءاتها، ومشاريعها. فهذه القدرات تعمل على تنظيم الفرق العاملة خلال عمليات التغيير، وتوفير المهارات اللازمة لتحقيق النجاح في تنفيذ التغييرات. ويتطلب ذلك التحليل والتقييم المستمر لنتائج التغيير، والتعلم من التجارب السابقة لتحسين الإدارة في المستقبل. 

وبتوفر هذه القدرات، يمكن للشركات والمؤسسات الحفاظ على التميز التنافسي والتكيف الفعال مع التغييرات المستمرة في البيئة الخارجية.

6. مهارات الملاحظة والتحليل والتقييم:

مهارات الملاحظة والتحليل والتقييم من مهارات التغيير الضرورية حيث يجب أن يكون المدير قادرًا على ملاحظة العوامل التي تؤثر على عملية التغيير وتحليلها بدقة وتقييم تأثيرها ومعرفة النتائج المتوقعة سواء كانت إيجابية أو سلبية. 

فإذا كانت النتائج إيجابية، يعني أنه التغيير تم بنجاح، أما إذا كانت سلبية، يستطيع القائد أو المدير إدراك المخاطر وإزالة المُعوقات مبكراً.

7. مهارة التعليم والتطوير المستمر:

مهارة التعليم والتطوير المستمر من مهارات إدارة التغيير الحيوية، حيث يتطلب سوق العمل تحديث وتطوير المهارات باستمرار. ومن أهم ميزات هذه المهارة:

• الاستمرارية في التعلم تمكن الفرد من الحصول على معرفة مهارات جديدة، مما يساعده على التأقلم مع التحديات والتغييرات المفاجئة في العمل.
• يساعد التعليم المستمر على زيادة قيمة الفرد في سوق العمل، فعندما يتمتع بالمهارات الحديثة سيكون قادراً على تحقيق أداء عالٍ وتحمل المسؤوليات بفعالية.
• تعزز الثقة بالنفس والشعور بالاطمئنان، حيث يتمتع الفرد بالثقة في قدرته على التعامل مع التحديات الجديدة والتغييرات التي تطرأ على العمل.
• يساعد التعليم والتطوير المستمر على تحفيز الابتكار والإبداع، حيث يمكن للفرد حلول إبداعية والبحث عن طرق جديدة لتحقيق النجاح.

تعلم مهارات وأدوات إدارة التغيير:

تتطلب هذه المهارات والأسس العلمية والنظريات المرتبطة بها تطبيقًا عمليًا واضحًا، والذي يمكن الحصول عليه من خلال الدورات التدريبية المتخصصة في مجال إدارة التغيير وشهاداتها المعترف بها عالميًا مثل شهادة CCMP.

تشمل هذه الشهادات مفاهيم ومجالات إدارة التغيير والتقنيات والأدوات المستخدمة فيها، وستعود بالفائدة على جميع المشاركين في عمليات التغيير.