عوامل نجاح إدارة التغيير وتنفيذه - الخطوات والمتطلبات والخصائص والمراحل

إدارة التغيير في الشركات والمؤسسات أمر ضروري للتكيف مع التحديات الجديدة ومواكبة التطورات المستمرة في مختلف البيئات التجارية والاقتصادية والسياسية والتكنولوجية التي يشهدها عالمنا اليوم، حيث تساعد إدارة التغيير على تحقيق الأهداف والرؤية الاستراتيجية للمؤسسات، وتعمل على تحسين الكفاءة والإنتاجية والجودة فيها. 

تتضمن إدارة التغيير العديد من المراحل والخطوات والمتطلبات التي يجب اتباعها والعمل بها، والتي سنوضحها بشكل مفصل في هذا المقال. ولكن في البداية سنتعرف على أبرز وأهم العوامل التي يجب على المدراء وقادة التغيير الاهتمام بها والعمل عليها لضمان نجاح عملية إدارة التغيير.

أبرز عوامل نجاح إدارة التغيير:

تعتبر عملية إدارة التغيير عملية حساسة ومعقدة تتطلب اتباع أفضل الممارسات والاستراتيجيات من أجل إحداث تغييرات إيجابية داخل المؤسسة تضمن استمراريتها وتؤثر على نجاحها، ومن أهم العوامل التي يجب مراعاتها أثناء إدارة التغيير لضمان نجاحه:

1- التخطيط الجيد:

يجب وضع خطط محكمة ومفصلة وواضحة لتنفيذ التغيير وتحديد الأهداف والمهام والمسؤوليات المتعلقة به.

2- الاهتمام بالكفاءة:

وجود عاملين أكفاء في مجال إدارة التغيير وحاصلين على دورات علمية وتدريبية وشهادات معتمدة مثل شهادة CCMP التي تعلمهم أساليب جديدة وتقنيات متطورة تدعم مفاهيم إدارة التغيير.

3- الدقة في تحديد الأهداف:

عامل مهم في نجاح عملية إدارة التغيير، ويمكن تحقيقه عن طريق معرفة الهدف الرئيسي من التغيير، والأهداف الفرعية التي تحقق الهدف الأساسي والسعي في تنفيذها.

4- الاتصال الفعال:

يجب التواصل بشكل مستمر وفعال مع جميع العاملين في المؤسسة وتوطيد العلاقات القوية.

5-استخدام اللغة الصحيحة:

استخدام لغة ومفاهيم واضحة تضمن الفهم الكامل من قبل الموظفين وجميع الأطراف المعنية.

6-الاهتمام بسلوكيات الموظفين:

توجيه سلوكيات الموظفين ومهاراتهم بحيث تطابق التغيير المطلوب.

7- الالتزام بالخطة:

التنفيذ السليم حسب الخطة والاستراتيجية المتبعة والالتزام بالمهام والمسؤوليات والجدول الزمني المقرر.

8- العمل الجماعي:

تعاون جميع أفراد المؤسسة يعزز التفاعل والمسؤولية المشتركة بينهم.

9- طريقة المتابعة والرقابة:

المتابعة والرقابة المستمرة لعملية التغيير وتقييم النتائج لتحديد النجاحات والتحسينات المطلوبة.

10- أساليب التحفيز:

استخدام أساليب التحفيز والمكافآت ودعم النتائج الإيجابية لتشجيع الموظفين.

متطلبات إدارة التغيير:

تتضمن متطلبات إدارة التغيير العديد من النقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها لضمان نجاح عملية التغيير وتجنب أي عائق يمنع الوصول إلى الأهداف المرجوة منه. ومن بين هذه المتطلبات:

1.  يجب أن يكون هناك حافز أو رغبة حقيقية في التغيير والقناعة بضرورته.
2.  يجب أن تكون الجهة الراغبة بإحداث التغيير ملمة بجميع التفاصيل والمعلومات حول هذه العملية.
3.  إذا توفرت الرغبة والمعلومات الكافية، يتطلب بعدها القدرة على اتخاذ قرار حتمي بالبدء في تنفيذ عملية التغيير.
4.  يجب تحديد الأشخاص الداعمين لعملية التغيير والمساهمين في تنفيذه.
5.  تواجد عنصر الإبداع والقدرة على الابتكار من أهم متطلبات إدارة التغيير في عناصر المؤسسة.
6.  توفير البيئة التنظيمية التي تناسب التغيير ووضع استراتيجيات فعالة وتقييم الأداء باستمرار وصولاً الى الأهداف المطلوبة من التغيير.
7.  تعزيز قدرات وأداء المنظمة بحيث تكون قادرة على التكيّف مع التغييرات المتتالية ومعالجتها بشكل فوري وفعال.

مراحل إدارة التغيير:

تتضمن إدارة التغيير سلسلة من المراحل التي تساعد على إدارة التحولات وتحسين فرص نجاحها. وتختلف هذه المراحل حسب الاستراتيجيات التي يستخدمها المدراء والمتخصصون في إدارة التغيير. ومع ذلك ، يمكننا تلخيص مراحل و خطوات إدارة التغيير على النحو التالي:

1. تحليل الوضع الحالي:

وهذا يتطلب دراسة دقيقة وفهمًا شاملاً لثقافة المؤسسة وأهدافها وهيكلها التنظيمي، حيث ستساعدنا نتائج الدراسة في تحديد العوامل التي تساهم في التغيير واكتشاف فرص التحسين والتحديات التي يمكن أن يواجهها الفريق في عملية إحداث التغيير.

2. تحديد أسباب الحاجة إلى التغيير:

عندما تصبح المؤسسة مستعدة لتبني مفهوم إدارة التغيير، يتعين الانتقال إلى الخطوة الثانية وهي تحديد أسباب الحاجة إلى التغيير، كوجود حالة نزاع بين وحدات المؤسسة أو نقص الكفاءات أو التعرض لخسارة معينة. يتطلب ذلك وضع رؤية واضحة لجميع أفراد الفريق في المؤسسة، بالإضافة إلى تحديد الأهداف والمسؤوليات والموارد المتاحة، وذلك لتحقيق الغرض الذي تسعى إليه المؤسسة وتحسين أدائها.

3. تخطيط التغيير:

تخطيط التغيير من أهم خطوات إدارة التغيير وهو عملية وضع خطط محكمة لتحقيق التغييرات المرغوبة في المؤسسة بحيث تكون واضحة وقابلة للتطبيق خلال مدة زمنية معينة وبتكالف معلومة، ويتم تنظيم الجهود والموارد المطلوبة لتنفيذ هذه الخطط. خلال هذه المرحلة يتم اختيار نوع استراتيجية إدارة التغيير و نموذج إدارة التغيير الأنسب لضمان نجاح عملية التغيير.

4. تنظيم خطة التغيير وتحديد المعوقات:

تنظيم خطة التغيير يتطلب تحديد الخطوات المطلوبة لتحقيق أهداف التغيير، وتحديد المهام والموارد المطلوبة والتكنولوجيا المتاحة لتنفيذ هذه الخطوات. وفي هذا السياق، يجب أيضًا تحديد المعوقات التي قد تؤثر على نجاح تنفيذ الخطة، وتحديد الخطوات المناسبة للتغلب عليها.

5. تنفيذ ومتابعة تقدم خطة التغيير:

يتضمن تنفيذ الخطة المحددة وتطبيق التغييرات المطلوبة، ولتحقيق نجاحها على الوجه المرغوب يتعين على المؤسسة تقييم ومراقبة تنفيذ خطة التغيير ومتابعة مدى كفاءة استراتيجية التغيير، وتحديد العوائق والتحسينات المطلوبة لتحقيق أهداف التغيير بكفاءة أعلى.

خصائص إدارة التغيير الإيجابي الفعال:

بعد دراسة مفهوم إدارة التغيير وأهمية التغيير في الحفاظ على الحيوية الفعالة وتنمية القدرة على الابتكار داخل الشركة أو المؤسسة، ستجد أنها تمتلك العديد من الخصائص التي تساهم في إحداث تغيير إيجابي في المؤسسة، وهذه الخصائص هي :

1- الهدفية: 

يعتبر التغيير عملية هدفية لا يحدث بشكل عبثي أو ارتجالي، بل يتم من خلال وضع خطط دقيقة واتباع استراتيجيات منظمة وواضحة ومفهومة من قبل جميع الجهات المعنية.

2- إدارة التغيير عملية واقعية: 

يجب أن يكون هناك ارتباط بين إدارة التغيير والواقع، وأن يكون عملية التغيير ضمن إمكانية المؤسسة ومواردها المتاحة.

3- التوافقية: 

لا بد أن يكون هناك قـدر مـن التكامـل والتوافق بين عملية التغيير ومتطلبات إدارة التغيير في المؤسسة بما يحقق الرغبات والأهداف المنشودة.

4- القدرة والفاعلية: 

إن نجاح ادارة التغيـير يتوقـف عـلى قـدرتها على التأثير واتخاذ القرارات من أجل توجيه العاملين داخل المؤسسة.

5- المشاركـة: 

المشاركة الفعالة بين قادة التغيير والموظفين تخلق بيئة آمنة ومستقرة لإدارة التغيير وضمان استمراريته.

6- الإصلاح: 

يجب أن تسعى المؤسسة لتحقيق الإصلاح الفوري إذا وجد أي خلل أو عيب لحماية المؤسسة ودفع أي ضرر قد يلحق بها.

7- المسؤولية:

أي تغيير يجب أن يسعى لزيادة مكاسب وأرباح المؤسسة لذا يجب توافر الوعي الكافي بما سينتج عـن عمليـة التغيير، أيضًا يجـب دراسـة كـل خطـوات إدارة التغيير قبـل اتخـاذ أي قـرار.

8- الإبداع والقدرة على التطوير: 

يجب العمل على تنمية القدرة الدافعة على التطوير، والسعي للارتقاء بالمسـتوى المعرفي للموظفين وتنمية مهاراتهم.

9- الشرعية القانونية: 

لابد أن تكون عملية إدارة التغيير ضمن الإطار القانوني والشرعي والأخلاقي وذلك مـن أجـل الحفـاظ عـليها من الجهات التي تقاوم التغيير.

10- القدرة على التكيف:

 إدارة التغيير الناجحة قادرة على التكيف مع المتغيرات والأحداث بسرعة وتوجيهها بالشكل الذي يحافظ عـلى المؤسسة ومكاسبها.