تطوير أدوات مكتب إدارة المشاريع

تعد أداة إدارة مكتب إدارة المحافظ أو البرامج أو المشاريع أمرا ضرورياً لأي منظمة، ولذلك تحرص المنظمات على تحديد الأداة المناسبة التي تتوافق مع متطلبات العمل لديها، كما أنها قد تشمل استخدام تقنيات معينة أو مزيج من الأدوات للحصول على قياس أداء واضح للمحافظ والبرامج والمشاريع. بإمكان العميل تحديد نوع الخدمة سواء استضافة سحابية أو في سيرفرات المنظمة (Cloud Based, on premise or hybrid)، وهناك أدوات تدعم اللغة العربية والتقويم الهجري، وغيرها من الميزات بما يتناسب مع احتياجات العميل. تتعثر العديد من المنظمات عند إجراء الاختيار الصحيح لحلول مكتب إدارة المشاريع لتوفير التطبيق والاستخدام الناجح. وعادة ما تبنى هذه الخيارات على عوامل مختلفة تشمل:

• سهولة الاستخدام
• قابلية التوسع
• التكلفة
• سهولة التنفيذ

لذلك، عندما يطرح السؤال حول كيفية اختيار أداة مكتب إدارة المشاريع الصحيحة، يجب أن نرجع إلى الإرشادات التي تم استخلاصها من التجارب. حيث أنه لا توجد قواعد أو صيغ محددة لاختيار نظام مكتب إدارة المشاريع الصحيح، ولكن مجموعة من الإرشادات يمكن أن تساعد الباحثين على اتخاذ القرار الصحيح. ولذلك قد يكون الاختيار اقتراحًا مكلفًا إذا كان القرار غير صائب. تقدم بكة المساعدة للمنظمات في عملية اختيار وتطبيق أفضل الأدوات والحلول ليتناسب مع الاحتياجات الحالية والمستقبلية مع بعض أو كل الميزات الرئيسية التالية: إدارة المحافظ/البرامج/المشاريع: إنشاء محافظ / برامج / مشاريع مركزية وتحقيق الرؤية في المحافظ / البرامج / المشاريع والموارد لتمكين الحوكمة وتحسين التنفيذ. إدارة الأفكار: تمكين القدرة على جمع وتنظيم الأفكار والمبادرات الجديدة وإدارة العمل من خلال تحديد وترتيب الأولويات للطلبات التي تحقق أكبر قيمة. ترتيب الأولويات: تحديد أولويات العمل للتوافق مع وفق الخطة الاستراتيجية وضمان موائمة البرامج / المشاريع لتحقيق الأهداف من خلال نهج تنازلي من الأعلى للأسفل في تحديد أولويات العمل. إدارة الموارد: الموارد المناسبة تستخدم في إدارة البرامج والمشاريع، وتنفيذ البرامج والمشاريع في الوقت المحدد، وإمكانية مراجعة ومراقبة استخدام الموارد من أجل تحقيق أعلى مستويات الاستخدام الأمثل للموارد وزيادة الإنتاجية. إدارة الوقت والتكلفة: تتبع ساعات وتكاليف العمل وقياس الأداء وإدارة التوقعات والميزانيات والنفقات، وتتبع المخطط مقابل الصرف الفعلي واستغلال فرص التوفير والاستخدام الأمثل للميزانية. التعاون بين الفريق: إدارة المهام بشكل تعاوني والسماح لفرق العمل بالتفاعل ومشاركة المستندات / الملفات بطريقة مناسبة ومشاركة الدروس المستفادة. قاعدة المعرفة: تمكين المنظمة من تخزين والاستفادة من جميع الوثائق الخاصة بالبرامج أو المشاريع والإنجازات والدروس المستفادة واستطلاعات الرضا وتقييم الموردين والعملاء، وغيرها من البيانات والمعلومات لدعم تطوير الأعمال واتخاذ القرار. الاستضافة السحابية أو داخل المنظمة: يجب أن تتوافق أداة مكتب إدارة المشاريع مع متطلبات المنظمة عند استضافة الأداة داخل المنظمة أو على الخدمات السحابية في أي مكان في العالم، والتحقق من تطبيق أعلى المعايير للأمان والتوافر وسلامة المعالجة والسرية والخصوصية. لدينا في بكة الخبرة اللازمة لمساعدة العملاء على اختيار الأداة المناسبة مع تقديم الميزات والتخصيصات المناسبة لاحتياجات العمل. المنافع الرئيسية لأدوات مكتب إدارة المشاريع:

• زيادة انتاجية وكفاءة العمل.
• تحسين الجودة والنتائج وتقليل الأخطاء.
• زيادة الاتساق ودقة المخرجات.
• تقليل التكاليف والنفقات.
• تقليل وقت العمليات بشكل كبير.
• تطبيق الحوكمة والشفافية.
• تحسين التحكم والرقابة للمشاريع والبرامج.

لمعرفة المزيد عن هذي الخدمة، اقرأ: إذًا، ما هو تنفيذ أداة مكتب إدارة المشاريع؟