إدارة التوظيف وأدواته واستراتيجياته

تعتمد إدارة التوظيف بشكل أساسي على استخدام وسائل فعّالة تضمن استقطاب المُرشح المناسب، الذي يتمتع بالخبرات والمهارات التي تحتاجها الوظيفة. ويشير مفهوم عملية التوظيف إلى العملية الشاملة التي تبدأ بالبحث عن المرشح وتنتهي بتعيينه وتعزيز اندماجه في الشركة.

ويعتمد مسؤولو الموارد البشرية اليوم على العديد من الأدوات التي تسهّل لهم عملية البحث والتعيين، إلى جانب الاستراتيجيات الفعّالة التي تضمن لهم نجاح إجراءات التوظيف. وفي هذا المقال ستتعرف على هذه الأدوات والاستراتيجيات بوضوح، فتابعنا!

مفهوم ادارة التوظيف

يشير مفهوم إدارة التوظيف إلى النظام الذي يستخدمه قسم الموارد البشرية في إدارة عمليات التوظيف، ويتكون النظام من مجموعة من الأدوات، من بينها أنظمة تتبع المتقدمين ATS لإدارة الوظائف وطلبات التقديم، إلى جانب نظام إدارة علاقات العملاء والمتقدمين CRM. ويستهدف هذا النظام توفير الوقت والجهد من خلال أتمتة المهام الروتينية التي يؤدوها مسؤولو الموارد البشرية، مثل جدولة مواعيد المقابلات الشخصية مع المتقدمين.

أفضل أدوات إدارة التوظيف 

أصبحت أدوات إدارة التوظيف لا غنى عنها الآن في المؤسسات التي تركز الحد من الضغط اليومي في تأدية المهام، وتشمل هذه الأدوات ما يلي:

1- أدوات التقييمات الجاهزة 

تستخدم المؤسسات هذه الأداة في تقييم المُرشحين واختبار مهاراتهم قبل تحديد موعد المقابلة الشخصية معهم، فهي تركز على مدى إتقانهم للمهارات المطلوبة من خلال أدوات التوظيف، والتي تكون جاهزة أو مُخصصة.

يشيع استخدام هذه الأدوات في تقييم المهارات الناعمة، وذلك مثل حل المشكلات، إلى جانب المهارات اللغوية، فضلاً عن استخدامها في المجالات التقنية مثل علوم الحاسب. ومن أشهر الأمثلة على هذه الأدوات: TestGorilla - HackerRank - Codility.

2- منصات الوظائف Job Boards

تساعد منصات التوظيف الشركات على تعيين أفضل المواهب، وذلك من خلال نشر إعلانات الوظائف، إلى جانب تقييم المُرشحين من حيث المهارات والخبرات لفرزهم، وفقًا للسير الذاتية الخاصة بهم. 

وعلى الجانب الآخر، فإن المُرشحين من ذوي الخبرات والمهارات يتقدمون بطلب التقديم على الوظائف بعد الاطلاع على تفاصيل الوظيفة والشركة التي تقدمها بعض المنصات والتي من أشهرها: LinkedIn - Indeed - Glassdoor - Bayt.

3- برامج المقابلات Interviewing Software 

صُممت هذه البرامج في التوظيف عن بُعد، كما أنه يشيع استخدامها في حالة تقديم عدد كبير من المُرشحين. وتُستخدم هذه البرامج في إعداد مجموعة من الأسئلة، حيث يُطلب من المتقدمين تسجيل الإجابات، في شكل نصوص، أو فيديو، أو تسجيلات صوتية، وهي تعد أسئلة للمقابلة المبدئية قبل المقابلة الشخصية.

عقب تسجيل الإجابات، يقوم مسؤولو التوظيف بتقييمها لفرزهم واختيار المُرشحين المناسبين لتحديد موعد معهم للمقابلة الشخصية. ومن أشهر الأمثلة على هذه البرامج: Spark Hire - VidCruite - nterviewStream

4- الدردشة الآلية Chatbots 

عادةً ما تكون الدردشة الآلية جزء من منصات التوظيف أو مواقع المؤسسات، وهي روبوتات قائمة على تقنية الذكاء الاصطناعي تؤدي مجموعة من المهام من أهمها جدولة مواعيد المقابلات الشخصية، والرد على أسئلة المتقدمين، كما أنها تساهم في استقطاب أصحاب الخبرات والمهارات للوظائف من خلال عرض لهم وظائف مماثلة لمتطلباتهم. ومن أشهر المواقع التي تستخدم الدردشة الآلية: Drifts - RecruitBot.

5- أنظمة تتبع المتقدمين ATS 

صُممت أنظمة تتبع المتقدمين لتسهيل عملية التوظيف، وذلك من خلال تأديتها لمهام مثل أتمتة إجراءات التقديم، إلى جانب الاعتماد عليها بشكل أساسي في فرز طلبات التقديم، خاصةً في حالة تقديم أعداد كبيرة ولا يوجد الوقت الكافي لمراجعة طلباتهم.

فإن الأنظمة تقوم بالفرز عبر مطابقة الوصف الوظيفي للإعلان مع السير الذاتية، وفي حالة المطابقة، فإنه يقع الاختيار على المُرشحين المناسبين تمهيدًا للمقابلة الشخصية. ومن أشهر الأمثلة على هذه الأنظمة Workday - Lever.

6- تطبيقات الهواتف 

لم تعد أدوات إدارة التوظيف خاصة فقط باستخدام الحاسوب بل أيضًا بإمكان مسؤولو الموارد البشرية استخدام تطبيقات الهواتف في متابعة طلبات التوظيف، والتواصل مع المُرشحين والبحث عنهم. ومن أشهر هذه التطبيقات: LinkedIn - Glassdoor.

7- برامج إدارة علاقات المرشحين CRM 

تؤدي برامج إدارة علاقات المرشحين وظائف تكاملية مع أنظمة تتبع المتقدمين ATS. فإن هذه البرامج تقوم بالبحث عن تطابقات محتملة بين إعلان الوظيفة والسير الذاتية، وذلك من خلال مراجعة طلبات التقديم السابقة، وذلك لأن هذه البرامج تنشيء قاعدة بيانات بالمُرشحين.

من مميزات هذه البرامج، الاعتماد عليها إذا دعت الحاجة إلى التوظيف سريعًا، فمن خلال البحث في هذه القاعدة، بإمكانك إيجاد ذوي المهارات والخبرات المطلوبين في الوظيفة. ومن أشهر الأمثلة على هذه البرامج Bullhorn CRM.

8- منصات التواصل الاجتماعي 

منصات التواصل الاجتماعي يستفيد منها مسؤولو الموارد البشرية في نشر إعلانات الوظائف، سواء في صفحة الشركة، أو في مجموعات الوظائف، وتلقي هذه الإعلانات تفاعلات من قبل الباحثين عن العمل، وخاصةً في مجموعات التوظيف، وبالتالي يتمكن مسؤولو الموارد البشرية من استقطاب أفضل المواهب من أصحاب المهارات والخبرات المطلوبة. وأشهر هذه المنصات: Facebook -Twitter.

9- برامج الكتابة المعززة 

تندرج برامج الكتابة المعززة من أدوات الذكاء الاصطناعي المستخدمة في التوظيف، وتستفيد منها الشركات في كتابة إعلان الوظيفة بشكل احترافي، بما يضمن الأسلوب المناسب والمعلومات الصحيحة. فمن خلال هذه البرامج، يمكنك الحصول على مقترحات لأساليب كتابة الإعلان بطريقة جذابة ومميزة تتناسب مع ثقافة الشركة. ومن أشهر الأمثلة على هذه البرامج Textio - Qordoba.

10- برامج التوجيه والتدريب 

تساعد برامج التوجيه والتدريب في توفير الجهد على قسم الموارد البشرية في القيام بمهامها من خلال أتمتتها وتسهيل تأقلم الموظف الجديد على بيئة العمل، وذلك مثل التعلم الذاتي في التدريب، وتقديم تقارير تفصيلية عن التدريب للموظف، وإعداد قاعدة البيانات تتيح للموظفين الدخول عليها عند الحاجة والتي تشتمل على موارد الشركة وسياساتها وإجراءاتها وأدواتها. ومن أشهر هذه البرامج: WorkBright - BambooHR.

استراتيجيات التوظيف 

تتبع المؤسسات العديد من الاستراتيجيات التي تساعدها على استقطاب أفضل المُرشحين، والتي تشمل:

1- استخدام وسائل التواصل الاجتماعي

من أهم الاستراتيجيات التي يعتمد عليها مسؤولو الموارد البشرية في التوظيف، وذلك من خلال نشر إعلان للوظيفة والتي تلقى تفاعل ممن يهتمون بالتقديم، أو إذا كانوا غير مهتمين، فهم قد يرشحوا أشخاص يرون أنهم مناسبين لتلك الفرصة، وبالتالي هذه الإعلانات تصل إلى مجموعة كبيرة من الناس.

كما أن مشاركة صور من داخل الشركة والتي تختص ببيئة العمل والفعاليات التي تُقام، من بين وسائل جذب الأشخاص ودفعهم للتقديم، إلى جانب أن تلك الصور تساعدهم على التعرف على المزيد عن ثقافة الشركة.

2- التعامل مع المُرشحين كأنهم عملاء 

كما أن الانطباع الأول مهم من قبل المُتقدم في المقابلة الشخصية، فالأمر أيضًا ينطبق على مسؤولي الموارد البشرية، وهنا تأتي هذه الاستراتيجية التي تتطلب منك التعامل مع المتقدمين كأنهم عملاء. تطبيق هذه الاستراتيجية تتطلب أن تظهر حماسك أثناء التواصل معهم أثناء المقابلة، واحترام وقتهم، وذلك بالالتزام بالحضور في الموعد المحدد، وتقديم الاعتذار لهم في حالة التأخير.

كما أنه يتطلب منك أن تقدم لهم بيانات التواصل الخاصة بك إذا كانوا يرغبون في الاستفسار عن أي أمر يتعلق بالشركة أو عملية التوظيف، فضلاً عن الترحيب جيدًا بهم إذا كانت المقابلة في مقر الشركة، وذلك بسؤالهم إذا كان يرغبون في تناول مشروب ما.

3- تنفيذ برنامج إحالة الموظفين

العديد من الموظفين يمتلكون شبكة علاقات مهنية واسعة، ومنهم من يشارك تجاربه المهنية معهم على شبكات التواصل الاجتماعي من بينهم LinkedIn. وتلك استراتيجية فعّالة يمكنك الاستفادة منها في تحفيز الموظفين على ترشيح أفضل الكفاءات مقابل مكافأة لهم.

4- الإعلانات الممولة

يقل ظهور إعلانات الوظائف بعد نشرها بفترة نظرًا لنشر الكثير من الإعلانات يوميًا، ولكن للحفاظ على ظهور الإعلان بشكل مستمر هو أن يكون مموّلاً، حيث يتكرر ظهوره في نتائج البحث ذات الصلة مع الاستمرارية في تصدره لنتائج البحث، وهذه الاستراتيجية تساعد على استقطاب أكبر عدد من ذوي الخبرات المطلوبة.

5- كتابة وصف وظيفي جذاب 

الأوصاف الوظيفية المميزة من بين الاستراتيجيات الفعّالة التي تجذب أفضل المُرشحين نحو التقديم، وهناك العديد من الوسائل المطلوب اتباعها حتى يُكتب الوصف بشكل جذاب، من بينها أن يكون العنوان دقيقًا، وتقديم نبذة عامة عن الفرصة المطلوبة والشركة، وتوضيح الأدوار والمسئوليات، وتحديد الخبرات والمهارات، وذكر أهم التفاصيل عن ثقافة الشركة.

6- التحقق من السير الذاتية المنشورة عبر الإنترنت

بإمكان أصحاب العمل العثور على المُرشحين في أسرع وقت ممكن، عبر البحث باستخدام المسمى الوظيفي والمهارات وسنوات الخبرة، وهناك العديد من مواقع التوظيف التي تستقبل يوميًا آلاف السير الذاتية عند التقديم، من بينها موقع Indeed والذي يرسل إشعارات يومية للمستخدمين تتضمن سير ذاتية متطابقة مع المتطلبات الوظيفية، وذلك في رسائل البريد الإلكتروني. 

7- حضور فعاليات مرتبطة بالمجال 

يمكن توسيع دائرة البحث عن المُرشح المناسب للوظيفة، وذلك من خلال حضور الفعاليات الخاصة بالمجال، فتلك من الوسائل التي تساعدك على التواصل والتعرف على أفضل المواهب وتكوين علاقات مهنية معهم. كما أن المجموعات في وسائل التواصل الاجتماعي هي فرصة مميزة أيضًا للتواصل مع المحترفين.

8- مراجعة المرشحين السابقين

مراجعة السير الذاتية للمرشحين السابقين من بين الاستراتيجيات الناجحة في استقطاب المُرشح المناسب، والذين لم يتسنى لك اختيارهم للتعيين نتيجة لعوامل متعددة من بينها ضيق الوقت أو لعوامل خارجية، وبمرور الوقت، ستجد أن هؤلاء المتقدمين السابقين تمكنوا من اكتساب خبرات ومهارات جديدة تحتاجها الوظيفة.

احترف إدارة الموارد البشرية مع بكه

هل تطمح بالارتقاء بمستواك المهني في المهارات والخبرات بمجال الموارد البشرية؟، مع بكه الأمر لن يكون عسيرًا، وذلك لأن بكه تقدم لك الدورات التدريبية في الموارد البشرية والتي تعد بمثابة الخطوة الأولى لك في الاحترافية، وتشمل هذه الدورات:

• شهادة محترف الموارد البشرية المشارك aPHRi.
• شهادة محترف الموارد البشرية PHRi.
• شهادة محترف أول موارد بشرية SPHRi.
• شهادة CIPD المستوى التأسيسي في ممارسات الأفراد.
• دبلوم CIPD مشارك في إدارة الأفراد من المستوى الخامس.
• دبلوم CIPD مشارك في التعلم والتطوير التنظيمي من المستوى الخامس.
• الدبلوم المتقدم من المستوى السابع لـ CIPD.

بكه تضمن لك تجربة تعليمية مميزة، تتعلم فيها حضوريًا أو عن بُعد أو من خلال الدراسة الذاتية، ومع أفضل المدربين المعتمدين في المجال. اغتنم الفرصة وبادر بالتسجيل الآن.

تابع معنا أقوى العروض والخصومات على مختلف الدورات التدريبية.

الخاتمة 

يتعامل مسؤولو الموارد البشرية مع العديد من الأدوات التي توفر لهم الوقت والمجهود في اختيار أفضل المُرشحين، من بينها أدوات التقييمات الجاهزة ومنصات التوظيف وبرامج المقابلات الشخصية. كما أن هناك العديد من الاستراتيجيات التي تعزز من نجاح عملية التوظيف مثل الاعتماد على وسائل التواصل الاجتماعي والإعلانات الممولة وكتابة وصف وظيفي جذاب.