أدوات ادارة المخاطر وأهم الطرق المعتمدة

تستخدم الشركات أدوات متقدمة لإدارة المخاطر مثل تتبع الوقت، مصفوفة الاحتمالات، وتحليل SWOT لتقييم وتخفيف التهديدات المحتملة. تشمل استراتيجيات الإدارة: تجنب المخاطر، قبولها، تخفيفها، نقلها، وتقاسمها. تعزز الدورات التدريبية المهارات اللازمة لتحقيق أهداف الشركات بفعالية وأمان.

تواجه جميع الشركات أنواع عديدة من المخاطر سواء في عملياتها أو عند تنفيذ مختلف المشاريع، إذ تتنوع تلك المخاطر ما بين تشغيلية وقانونية ومالية وغيرها، الأمر الذي يفرض على الشركات ضرورة التخطيط بشكل استباقي لإدارة تلك المخاطر من خلال تقييمها ووضع الاستراتيجيات التي تساعد على التقليل من آثارها السلبية قدر الإمكان، وهي الإجراءات التي تُعد جزءًا أساسيًا من نجاح أي شركة، وفي سطور هذا المقال نوضح ما هي أدوات تحديد وإدارة المخاطر وطرق إدارة المخاطر.

أدوات ادارة المخاطر:

أدوات إدارة المخاطر هي مجموعة من التطبيقات والبرامج التي تستخدمها الشركات عند تنفيذ المشاريع بغرض تحديد المخاطر وتقييمها ومعرفة كيفية الاستخدام الأفضل للموارد من أجل السيطرة على تلك المخاطر وتقليل أضرارها إلى أدنى حد، فمن خلالها تتمكن الشركات من التنبؤ بمختلف المخاطر ومن ثم وضع الاستراتيجيات المناسبة لإدارتها، ومن أبرز تلك الأدوات ما يلي:

1- تتبع الوقت Time tracking

تُعد أداة تتبع الوقت من الأدوات الفعالة التي تُستخدم في مراقبة التقدم الذي يحرزه كل عضو من أعضاء الفريق في تنفيذ المهام الفردية، وهو ما يضمن الانتهاء من المشروع وتسليمه في الوقت المُحدد سلفًا.

ومن خلال هذه الأداة يحصل مدير المشروع على معلومات مُحدثة باستمرار حول مدى سرعة إكمال كل عضو المهام المُكلف بها، كما يستخدمها في إرسال إشعارات إلى أعضاء الفريق حول المهام التي يكملونها وموعد تسليمها، وبالتالي يقرر مدير المشروع ما إذا كانت بعض المهام تحتاج إلى وقتًا إضافيًا لإنجازها.

2- مصفوفة الاحتمالات والتأثير Probability and Impact Matrix

يستخدم مديرو المشاريع أداة مصفوفة الاحتمالات والتأثير كواحدة من أهم ادوات تحديد المخاطر، فمن خلالها يتم تقييم المخاطر واحتمالات حدوثها وآثارها على أهداف المشروع، ومن ثم يتم تحديد أولوياتها ووضع الاستراتيجيات التي تخفف من حدتها.

وتفيد هذه الأداة في عدم إهدار الوقت والموارد في إدارة مخاطر صغيرة أو ذات تأثير بسيط، لأنها تركز على المخاطر الأكبر ذات التأثير الكبير، وبالتالي تضمن فهم كل خطر في سياق المشروع الأكبر وتعزز من عملية صنع القرار فيما يخص تحديد أهم المخاطر.

3- تحليل SWOT

تُعد أداة تحليل SWOT والتي ترمز إلى نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات، من أبرز الأدوات المُستخدمة في تحديد المخاطر، إذ تحدد هذه الأداة الجوانب الإيجابية الخاصة بكل مشروع وهي نقاط القوة والفرص وبالتالي تساعد على تقديم أفضل المهام في حدود الوقت والميزانية المحددين، كما ترصد الجوانب السلبية في المشروع وهي نقاط الضعف والتهديدات التي تؤثر على نتائج المشروع، من أجل وضع حلول استباقية لتجاوزها.

وبعد جمع نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات الخاصة بالمشروع، يتم تقسيم النتائج على أربعة مربعات، بحيث توضع نقاط القوة في أعلى اليسار وفي أعلى اليمين توضع نقاط الضعف، أما في أسفل اليسار توجد الفرص وفي أسفل اليمين توضع التهديدات، ومن ثم يتم البدء في تحليل كل عنصر.

4- سجل المخاطر Risk register

يعتمد مديرو المشاريع على أداة سجل المخاطر في تحديد ووصف المخاطر المُحتملة التي قد تؤثر على نتائج المشروع والتحكم فيها، إذ تقوم هذه الأداة بجمع المخاطر وتسجيلها، وهو ما يساعد على الاستجابة لها بشكل استباقي من خلال وضع أفضل الاستراتيجيات التي تحد من تأثيرها، ومن ثم تمنع تجاوز المشروع الوقت والميزانية المحددين.

ومن مميزات أداة سجل المخاطر أنها توفر شرحًا عن تأثير المخاطر المُحتملة على المشروع وكيفية التعامل معها في حال حدوثها، وتحديد المسؤول عن إدارتها في حال ظهورها.

5- تقييم جودة بيانات المخاطر Risk Data Quality Assessment

يمكن استخدام أداة تقييم جودة بيانات المخاطر في مراجعة بيانات المخاطر المُحتملة التي جرى جمعها، وتحديد علاقتها بالمشروع، ومن ثم فهم عناصر تلك المخاطر بصورة أفضل من حيث الجودة والموثوقية والدقة.

ويستفيد مديرو المشاريع من هذه الأداة في تقييم المخاطر بشكل دقيق ومن ثم اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بإدارتها، من خلال تقييم تأثيرها على المشروع ووضع استراتيجيات للسيطرة عليها بشكل استباقي.

6- نموذج تقييم مخاطر تكنولوجيا المعلومات Risk Assessment Template for IT

على الرغم من أن هذه الأداة مخصصة لتقييم المخاطر في مشاريع تكنولوجيا المعلومات؛ إلا أنه يمكن استخدامها لتقييم مخاطر المشاريع في أي مجال، إذ يحتوي النموذج على قائمة بالمخاطر ولكل خطر الرقم الخاص به، كما يتضمن مخططًا يُستخدم في مراقبة المعلومات الإضافية مثل مستوى المخاطر واحتمال وقوعها وتأثيرها وأنشطة المراقبة وبيئة التحكم.

ومن خلال النموذج يمكن تحديد مستوى المخاطر عن طريق استخدام الآلة الحاسبة التي يتضمنها في ضرب احتمالية المخاطر في التأثير المُحتمل، ومن ثم يمكن مقارنة مختلف المخاطر وتحديد أولوياتها.

7- تحليل السبب الجذري Root Cause Analysis

تُستخدم أداة تحليل السبب الجذري في تحديد مخاطر المشروع وإدارتها ومعالجة أسباب حدوثها وليس تأثيراتها، وبالتالي يستعين بها مديرو المشاريع بعد ظهور الخطر أو المخاطر بالفعل.

ومن خلال هذه الأداة يمكن معرفة ماذا حدث وكيف حدث ولماذا حدث، أي تحليل السبب الجذري لوقوع المخاطر، ومن ثم وضع الاستراتيجية المناسبة لمنع حدوث تلك المخاطر مرة أخرى، أي أن أداة تحليل السبب الجذري هي أداة وقائية في المقام الأول.

8- تتبع الميزانية Budget tracking

تتعدد أدوات تتبع الميزانية التي يستعين بها مديرو المشاريع في تقليل المخاطر المالية التي يمكن أن تؤثر على نتائج المشروع، فمن خلال تلك الأدوات يمكن التنبؤ بالنفقات المستقبلية ومقارنتها بالميزانية التي يحتاج إليها المشروع.

وتحتوي تلك الأدوات على لوحات تعرض معلومات حول الميزانية الإجمالية المخصصة للمشروع وإجمالي المبلغ الذي جرى إنفاقه والمبلغ المتبقي، وبالتالي يمكن لمدير المشروع التحقق من مدى نجاح فريق العمل في تنفيذ المشروع ضمن الميزانية المُقررة، وتخصيص مبالغ لحالات الطوارئ للسيطرة على أية مخاطر مالية قد تظهر.

9- القوائم المرجعية Checklists

على الرغم من بساطة أدوات القوائم المرجعية؛ إلا أنها تساعد على التنبؤ بجميع المخاطر المُحتملة، ومن ثم وضع الاستراتيجيات المطلوبة لإدارتها والسيطرة عليها، حتى لا تمتد تأثيراتها السلبية إلى نتائج المشروع.

وما يميز تلك الأدوات أنها توفر قوائم شاملة تحتوي على المخاطر المُحتملة، فضلًا عن سهولة استخدامها وفهمها ومرونتها التي جعلتها قابلة للتكيف مع مختلف احتياجات المشاريع.

10- ريسكونيكت Riskonnect

يستعين مديرو المشاريع بمجموعة تطبيقات Riskonnect في تحديد المخاطر المُحتملة والتحكم بها والتقليل من حدتها، وذلك في العديد من المجالات.

فمن خلال تلك التطبيقات يمكن الحصول على معلومات كاملة حول المخاطر في الوقت الفعلي، بما يمكّن من إدارتها بسهولة وكفاءة واتخاذ القرارات المستنيرة حيالها.

اقرأ أيضًا: مفهوم المخاطر وإدارة المخاطر

ما هي طرق إدارة المخاطر؟

تشير طرق إدارة المخاطر إلى الاستراتيجيات والأساليب التي تحتوي على نهجًا منظمًا يعين المؤسسات على إدارة مخاطرها، إذ تتضمن تلك الاستراتيجيات جميع الإجراءات المطلوب اتخاذها من أجل تحديد المخاطر وتحليل تأثيرها وتجبنها.

ويمكن إدارة المخاطر باستخدام أيًا من الطرق التالية:

1- تجنب المخاطر

في الكثير من الأحيان، يمكن أن يكون تجنب المخاطر هو أفضل أسلوب لإدارتها، إذ تضطر المؤسسات لتجنب وتغافل المخاطر المُحتملة عندما لا يكون لديها يقينًا تامًا حول مدى ارتفاع تأثيراتها أو كيفية معالجتها.

ويتمثل الهدف من اتخاذ هذا الإجراء في القضاء على احتمالية وقوع الخطر أو تشكيله تهديدًا للمشروع أو عمليات المؤسسة، من خلال تجنب القيام بأي نشاط يؤدي إلى حدوثه.

تعرف المزيد عن: المخاطر الإيجابية والمخاطر السلبية وكيفية التعامل معهما

2- قبول المخاطر

تضطر المؤسسات إلى قبول المخاطر عندما تفشل في تجنبها أو نقلها أو التقليل من آثارها السلبية، إذ تعمل المؤسسة على إدارة تلك المخاطر باستخدام أفضل الطرق والأدوات.

ويُعد قبول المخاطر من الحلول المقبولة إذا كانت عواقبها المُحتملة ضئيلة أو بعيدة أو لا تشكل إلحاحًا أو لن تؤدي إلى حدوث أي تغيير في الاتجاه الاستراتيجي طويل الأجل الذي تتبعه المؤسسة.

3- تخفيف المخاطر

في هذه الاستراتيجية، تعمل المؤسسة على الحد من المخاطر إذا كانت تشكل تهديدًا ولا يجدي معها استراتيجيات التجنب أو القبول، وتتضمن استراتيجية الحد من المخاطر قيام المؤسسة بالتخفيف من عواقب المخاطر وتأثيراتها السلبية.

وتُعد استراتيجية تخفيف المخاطر هي الإجراء الأمثل عندما يكون للمخاطر تأثيرات ضارة على العمل أو الموظفين أو العملاء، إذ لا بد من تقليلها أو القضاء عليها.

4- نقل المخاطر

تنطوي استراتيجية نقل المخاطر على عقد المؤسسة اتفاقًا أو إبرام عقدًا مع طرف آخر، من أجل نقل المخاطر إليه، وذلك عند ارتفاع تكاليف التخفيف من تلك المخاطر أو انخفاض احتمالية حدوثها أو نقص المعرفة المطلوبة بها.

وعلى سبيل المثال، يمكن أن تتعاقد المؤسسة مع شركة تأمين لحماية نفسها ماليًا في حالات الطوارئ، إذ تسدد تلك شركة التأمين تكاليف الإصلاحات المطلوبة.

5- تقاسم المخاطر

من خلال استراتيجية تقاسم المخاطر تقوم المؤسسة بتوزيع المخاطر المُحتملة بين الكيانات المتعددة للمشروع، وهو ما يؤدي إلى توزيع الأضرار الناجمة عن تلك المخاطر على المساهمين ورؤساء الأقسام والأطراف الثالثة مثل البائعين.

تعلم إدارة المخاطر مع أفضل الشهادات والدورات المعتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية المُعتمدة التي تقدمها بكه في إدارة المخاطر في تعزيز مهاراتك وتنمية خبراتك في هذا المجال، بما يؤهلك للالتحاق بأهم الوظائف التي تتطلب معرفة شاملة بكل ما يتعلق بالمخاطر وأدواتها وتقنيات إدارتها.

انضم إلينا في دورة MoR® التأسيسية واكتسب المعرفة الشاملة والمهارات اللازمة لتحديد وتقييم ومراقبة المخاطر بفاعلية، وتطبيق إطار عمل MoR لتحقيق أهدافك الاستراتيجية.

تطمح إلى أن تكون "صانع القرار" الذي يقود المشاريع نحو بر الأمان؟

سجل الآن في دورة إدارة المخاطر الاحترافية PMI-RMP® وتعلم كيف تتقن فن إدارة المخاطر في المشاريع، وتتجنب العقبات، وتحقق النجاح المنشود.

لكن يبقى السؤال، لماذا أختار بكه؟ 

في بكه، نؤمن بأن طريقك للنجاح يبدأ باختيار الشريك التعليمي المناسب. نحن لسنا مجرد مؤسسة تدريبية، بل نحن حاضنة لمهاراتك وطموحاتك بسجل حافل من الإنجازات والنجاحات.

انضم إلى عائلة بكه

كن جزءًا من مجتمعنا المتنامي من المتعلمين الطموحين والمحترفين في مجال إدارة المشاريع. 

استثمر في مستقبلك المهني معنا، واختر من باقة دورات إدارة المشاريع ما يناسبك احتياجاتك وأهدافك.

اقرأ بروشور خاص وشامل عن تعلم إدارة المخاطر الاحترافية.

الخاتمة:

أدوات إدارة المخاطر هي مجموعة من التطبيقات والبرامج التي تستخدمها الشركات لتحديد وتقييم المخاطر والسيطرة عليها. من أبرز الأدوات: تتبع الوقت لمراقبة تقدم المشاريع، مصفوفة الاحتمالات والتأثير لتحديد أولويات المخاطر، تحليل SWOT لتقييم نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات، سجل المخاطر لتسجيل ووصف المخاطر المحتملة، وتقييم جودة بيانات المخاطر لفهم المخاطر بشكل أفضل. تشمل الطرق إدارة المخاطر تجنبها، قبولها، تخفيفها، نقلها، وتقاسمها. وتساعد الدورات التدريبية المعتمدة في تعزيز مهارات إدارة المخاطر.

وفي الختام، فقد باتت عملية إدارة المخاطر ضرورة لا غنى عنها للمؤسسات من أجل تحسين العمليات وحماية الأصول وزيادة الأرباح، ومن ثم تحقيق الأهداف الاستراتيجية طويلة الأجل لكل مؤسسة.