الهيكل التنظيمي ومكوناته وأنواعه ومبادئه وخصائصه وكيفية إنشاءه وأمثلة عليه

تحتاج المؤسسات الكبيرة إلى تصميم هيكلًا تنظيميًا يساعد على سير عملياتها بسلاسة وإدارة الأعداد الكبيرة من موظفيها من أجل دعم أهداف أعمالها بشكل أفضل، وكلما كان الهيكل التنظيمي الذي تتبعه المؤسسة قويًا؛ ساهم ذلك في جودة التواصل بين الإدارات والأقسام وتقليل النزاعات التي تنشأ خلال العمل وزيادة الروح المعنوية بين الموظفين ومن ثم تحسين الإنتاجية ونمو الأعمال، لذلك نناقش في سطور هذا المقال ما هو الهيكل التنظيمي ومكوناته وخصائصه وأهميته ومبادئه وأنواعه وكيفية إنشائه وأمثلة عليه.

تعريف الهيكل التنظيمي:

يُعرف الهيكل التنظيمي بأنه التسلسل الهرمي الذي يوضح الأدوار والمسؤوليات وتسلسل القيادة داخل المؤسسة والذي تنشئه من أجل تحقيق أهدافها، إذ يبدأ بالإدارة التنفيذية وتتوسطه الإدارة الوسطى وينتهي بالموظفين، ويُبرز هذا التسلسل جميع إجراءات سير العمل ومهام كل موظف من أجل ضمان إنشاء علاقات شفافة بين إدارات المؤسسة.

ومن خلال الهيكل التنظيمي، يعرف كل موظف داخل المؤسسة دوره ومن هو المسؤول عن عمله والذي يُعد بمثابة حلقة الوصل بينه وبين الإدارة العُليا.

ويُعد تصميم الهيكل التنظيمي في المؤسسات أمرًا ضروريًا لأنه يحدد كيفية تدفق المعلومات بين مختلف الإدارات وكيفية توجيه بعض الأنشطة، وكلما زاد تنظيم هذا الهيكل؛ ازدادت كفاءة العمليات داخل المؤسسة.

مكونات الهيكل التنظيمي:

يتكون الهيكل التنظيمي للمؤسسات من مجموعة من العناصر الرئيسية والتي تشمل ما يلي:

1- تخصص العمل

يحدد هذا العنصر كيفية توزيع الأدوار والمسؤوليات على الموظفين طبقًا للوصف الوظيفي ومهارات وخبرات كل موظف، إذ يتم تعيين تلك المهام بعد تقسيم المشاريع إلى أنشطة عمل صغيرة ثم تكليف كل موظف بمهام قابلة للتنفيذ، وكلما ازدادت دقة هذه العملية؛ أدى ذلك إلى تحسين الكفاءة وانخفاض معدلات الإرهاق.

2- تسلسل القيادة

وهو النظام الذي يوضح كيفية تفويض المهام وتنفيذ العمليات داخل المؤسسة، كما يحدد تدرج الأدوار القيادية داخل كل قسم، ومن هم المسؤولين عن تقديم تقارير الأداء الوظيفي للإدارة العليا.

ويمكن أن يكون نظام تسلسل القيادة صارمًا أي ينطوي على وجود مشرف مباشر لكل موظف، أو يكون مرنًا أي خاليًا من الإدارة الدقيقة من أجل تعزيز استقلالية الموظفين.

3- نطاق السيطرة

يحدد نطاق السيطرة عدد الموظفين الذين يشرف عليهم مشرف واحد، كما يحدد أدوارهم ومسؤولياتهم في المؤسسة، ومن خلاله يتعامل المديرون مع مهامهم في أثناء إشرافهم على العمليات اليومية ورصد تقدم الموظفين الذين يتولون إدارتهم.

وتتعدد العوامل التي يعتمد عليها نطاق السيطرة المثالي وهي: حجم المؤسسة، أهداف المؤسسة، هيكل المؤسسة، أسلوب القيادة، قدرات المدير.

4- المركزية واللامركزية

تصف المركزية واللامركزية المستويات العليا من الموظفين المؤثرين في عمليات صنع القرار داخل المؤسسة، فمن خلال المركزية يكون حق صنع القرار مكفولًا فقط للقادة والموظفين ذوي المستوى الرفيع، بينما تسمح اللامركزية بمشاركة الموظفين ذوي الرتب الوظيفية الأقل في هذه العملية والتأثير على قرارات الأعمال، وهو ما يغرس داخلهم شعورًا بالرضا والمشاركة في عملهم.

5- إضفاء الطابع الرسمي

من خلال إضفاء الطابع الرسمي يتم تحديد العلاقات والأدوار داخل المؤسسة، أي أنه يحدد مدى التوافق بين عمليات العمل والتوصيف الوظيفي، فضلًا عن دوره في تكوين ثقافة مكان العمل وتوضيح الإجراءات التشغيلية وتنظيم الاتصال بين الموظفين والمديرين.

6- تقسيم الإدارات

يُعد هذا العنصر من أهم مكونات الهيكل التنظيمي، إذ أنه يقسم فرق العمل داخل المؤسسة وفقًا لتشابه الأدوار والمسؤوليات، ويوضح كيفية اتصال الأقسام مع بعضها البعض.

أنواع الهياكل التنظيميّة:

تتعدد أنواع الهياكل التنظيمية التي يمكن للمؤسسات تصميمها، وتشمل ما يلي:

• الهيكل التنظيمي المركزي.
• الهيكل التنظيمي اللامركزي.
• الهيكل التنظيمي الوظيفي.
• هيكل المصفوفة.
• الهيكل التنظيمي المسطح.
• الهيكل التنظيمي للشعب.
• الهيكل التنظيمي الهرمي.
• هيكل الشبكة.
• هيكل الفرق.
• الهيكل التنظيمي الدائري.
• هيكل العمليات.

اقرأ أيضًا عن: الهياكل التنظيمية: الأنواع والتأثير وكيفية الإنشاء.

مبادئ الهيكل التنطيمي:

تستند المؤسسات عند تصميم الهيكل التنظيمي إلى مجموعة من المبادئ وهي:

مبدأ نطاق السيطرة

يشير هذا المبدأ إلى عدد المرؤوسين الذين يقدمون تقاريرهم إلى السلطة التنفيذية بشكل مباشر، وينص على ضرورة وجود عدد محدود من المرؤوسين حتى يمكن للمدير الإشراف عليهم بشكل فعال.

ولم يحدد المبدأ أي عدد ثابت للمرؤوسين نظرًا لأن قدرة المدير التنفيذي على القيام بعمله بكفاءة وكذلك قدرة المديرين التنفيذيين على الإشراف هي متغيرات تختلف من شخص لآخر.

مبدأ المرونة

ينص هذا المبدأ على ضرورة تصميم الهيكل التنظيمي للمؤسسة بقدر كافِ من المرونة، نظرًا للتغيرات المستمرة التي تشهدها المؤسسة ومكوناتها من البيئة والموظفين، وبالتالي تساعد المرونة على التعامل مع تلك التغيرات من أجل بلوغ الأهداف التنظيمية.

مبدأ البساطة

ينص هذا المبدأ على ضرورة تنظيم وتطوير الهيكل وتسميته بشيء من البساطة، حتى يسهل الوصول إليه، وحتى يكون واضحًا لجميع من يشملهم.

مبدأ الاستثناء

يؤكد مبدأ الاستثناء على أن المشكلات العادية يمكن للمديرين في المؤسسة حلها، باستثناء المشكلات التي تنطوي على مسائل غير عادية والتي ينبغي إحالتها إلى المسؤولين التنفيذيين رفيعي المستوى حتى يتخذوا قرارات حيالها.

ويقوم هذا المبدأ على افتراض أن الوقت المحدود للإدارة العليا يُحتم عليها عدم النظر سوى في أهم المسائل في التخطيط وصنع السياسات.

مبدأ وحدة القيادة

ينص هذا المبدأ على وجوب وجود رئيس واحد للمؤسسة يكون المصدر الوحيد والنهائي للسلطة من أجل اتساق الاتجاه وتعزيز الروح المعنوية، لأن تعيين أكثر من رئيس للموظف يؤدي إلى إرباكه وتقسيم ولائه.

مبدأ اللامركزية

يشير هذا المبدأ إلى أن اتباع المؤسسة اللامركزية في عملية صنع القرار يساعد على تخفيف الضغوطات الواقعة على الإدارة العليا.

مبدأ إنشاء الإدارة

يركز على ضرورة إنشاء الإدارات داخل المؤسسة نظرًا لاختلاف الموظفين في مسؤولياتهم التي تتحدد وفقًا لقدراتهم، لذلك لا بد من تجميع الوظائف والمهام ذات الصلة من أجل توفير أساس للإدارة العليا لتنسيق ومراقبة جهود الإدارات ومن ثم تطوير هيكل المؤسسة.

مبدأ تقسيم العمل

يؤكد هذا المبدأ على ضرورة أن ينطوي الهيكل التنظيمي للمؤسسة على تنظيم العمل بين الموظفين، بحيث يتم تكليف كل موظف بأداء مجموعة معينة من الأدوار والمسؤوليات ليكون مسؤولًا عن عمل محدد.

مبدأ التوازن

يشير هذا المبدأ إلى ضرورة عمل كل مجال ووظيفة من مجالات ووظائف المؤسسة بفعالية متساوية، من أجل تحقيق التوازن في الجهود التي تقدمها كافة الأقسام والوظائف في تحقيق أهداف المؤسسة.

مبدأ تحديد الأهداف

ينص هذا المبدأ على ضرورة تحديد أهداف المؤسسة بوضوح لما له من تأثير مباشر على الهيكل التنظيمي، إذ أن وضوح تلك الأهداف يساعد على توزيع المهام والأدوار على الموظفين حتى يتم تنسيق جهودهم من أجل تحقيق نتائج أفضل.

خصائص الهيكل التنظيمي:

هناك مجموعة من الخصائص التي تميز الهيكل التنظيمي للمؤسسات، وهي كالتالي:

1- تقسيم العمل

يُعد تقسيم العمل وتوزيع المهام المحددة على الأفراد داخل المؤسسة من أبرز خصائص الهيكل التنظيمي، وهو ما يؤدي إلى تركيز كل موظف على مهامه.

2- العلاقات المحددة

يمتاز الهيكل التنظيمي بأنه يكفل تحديد العلاقات بين الموظفين وكذلك تحديد آلية تواصلهم، وتساعد العلاقات المحددة على تعزيز التواصل الإيجابي بين جميع الأقسام والموظفين.

3- التسلسل الهرمي للسلطة

من خلال تسلسل القيادة في الهيكل التنظيمي يتم تحديد تسلسل سلطة المنظمة وتوضيح من هم المرؤوسين ومن هم رؤسائهم.

4- وضوح الأهداف

نظرًا لدور الهيكل التنظيمي في تحديد أهداف المؤسسة؛ فإن إدارة المؤسسة تقوم بتوثيق تلك الأهداف بوضوح  في رؤية وبيان مهمة من أجل توحيد الجهود لتحقيقها.

5- المرونة والبساطة

الهيكل التنظيمي بسيطًا بما يكفي من أجل فهمه، فضلًا عن قدرته على التكيف مع مختلف التغيرات التي قد تشهدها بيئة ومكونات المؤسسة.

6- المركزية واللامركزية

في الهياكل التنظيمية المركزية يقوم المديرون التنفيذيون بعملية صنع القرار، أما في الهياكل التنظيمية اللامركزية فيتم تكليف هذه المهمة للمديرين ذوي الرتب الأقل والموظفين غير الإداريين.

أهمّية الهيكل التنظيميّ:

يُعد تصميم الهيكل التنظيمي للمؤسسات ضرورة لا غنى عنها، لأنه يجلب للمؤسسات فوائد جمة، وإليكم فيما يلي فوائد الهيكل التنظيمي وأثره على المؤسسات:

1- تحديد أدوار الموظفين

تتمكن المؤسسات عند تصميم الهيكل التنظيمي من تحديد الأقسام الخاصة بالموظفين والتي تجمع بين المتشابهين في المهارات والخبرات، ومن ثم تحديد مهام وأدوار كل موظف، حتى يتمكن كلًا منهم من معرفة واجباته والمتوقع منه.

2- تعزيز التواصل

من أبرز فوائد إنشاء الهيكل التنظيمي للمؤسسة، أنه يساعد على تحسين التواصل الإيجابي بين مختلف الأقسام والفرق، وذلك نتيجة لتفويض المهام لكل فريق وكل فرد، وبالتالي يعرف كل موظف من يلجأ إليه في أمور معينة.

3- تحديد أهداف المؤسسة

من خلال تصميم الهيكل التنظيمي للمؤسسة يمكن تحديد أهدافها بوضوح، لأن هذا التصميم ينطوي على تقسيم المنظمة إلى أقسام ووحدات وتحديد مهام كل قسم ووحدة، وبالتالي تصبح جميع الجهود داخل المنظمة موحدة بغرض تحقيق أهدافها.

4- زيادة الإنتاجية

يساهم الهيكل التنظيمي المُصمم جيدًا في تكوين قوى عاملة أكثر تنظيمًا، فيتم تقسيم الموظفين إلى فئات وفقًا لمهاراتهم أو المهام المُكلفين بها، وبالتالي فإن هذا التطابق يساعد على زيادة إنتاجية المؤسسة.

5- السرعة في صنع القرار

يؤدي التواصل الفعال بين أقسام المنظمة بفعل تصميم الهيكل التنظيمي إلى سهولة تدفق المعلومات ومن ثم اتخاذ القرارات بشكل أسرع.

6- تحسين كفاءة التشغيل

ينطوي تصميم الهيكل التنظيمي على تقسيم المؤسسة إلى أقسام تحدد المهام والمسؤوليات المطلوبة من الموظفين، وبالتالي عندما يعرف الموظف ما يجب أن يعمل عليه؛ تزداد كفاءته وسرعته في العمل، وهو ما يساهم في تحسين عمليات المؤسسة بشكل عام.

7- تقليل الصراع بين الموظفين

يلعب الهيكل التنظيمي دورًا بارزًا في تقليل الصراع بين الموظفين، إذ يزداد تركيز كل موظف على عمله نتيجة إلمامه بواجباته ومسؤولياته، وهو ما يحد من نشوب أي صراع داخل المؤسسة.

8- القضاء على الازدواجية في العمل

يقلل الهيكل التنظيمي من الازدواجية في العمل إلى أدنى مستوياتها، لأنه يحدد الواجبات والمسؤوليات ويوزعها على الموظفين بوضوح، وبالتالي يؤدي الجميع عمله بطريقة منظمة.

9- إدارة رواتب الموظفين

يُعد الهيكل التنظيمي أداة فعالة في إدارة رواتب الموظفين، لأن جدول الأجور العادل يستند إلى مبدأ مفاده أن الوظائف ذات المهام المتماثلة ينبغي أن تحصل على رواتب ومزايا متماثلة.

10- تعزيز التخطيط الفعال

كلما كانت أهداف المؤسسة ومواردها محددين بوضوح؛ زادت كفاءة وفعالية التخطيط الاستراتيجي والتخطيط قصير الأجل للمؤسسة، وهو ما يمكنها من إجراء تغييرات في الاتجاه الصحيح.

كيفية إنشاء هيكل تنظيمي:

يحتاج إنشاء الهيكل التنظيمي إلى اتخاذ عدة إجراءات منظمة، نبرزها فيما يلي:

1- اختيار القيادة العليا

عند إنشاء الهيكل التنظيمي للمؤسسة، فإن أول ما يتعين على صاحب المؤسسة تنفيذه هو اختيار فريق القيادة العليا بعناية، إذ يجب أن يكون كل فرد منهم قدوة يحتذى بها، مع ضرورة التأكد من توافقهم مع بعضهم البعض.

2- تحديد الأدوار

بعد ذلك، لا بد من تنظيم الأقسام وتعيين مجموعة من المهام لكل قسم، وتحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح على الموظفين داخل الأقسام.

3- اختيار الهيكل التنظيمي المناسب

من بين الأنواع المتعددة للهياكل التنظيمية التي جرى ذكرها؛ يتم اختيار الهيكل التنظيمي الملائم لأسلوب العمل داخل المؤسسة.

4- تطوير تسلسل القيادة

في هذه الخطوة يجب تحديد مساهمة كل إدارة في عملية صنع القرار واتخاذ مختلف الإجراءات من أجل تحديد توقعات المديرين التنفيذيين والإدارة والموظفين.

5- تحديد نطاق السيطرة

بعد ذلك، يتم تحديد نطاق السيطرة داخل المؤسسة، وذلك عن طريق تحديد عدد فرق العمل أو الموظفين الذين سيخضعون لإدارة المديرين والمشرفين.

6- تحديد تخصيص عمل كل قسم

لا بد من تحديد مهام العمل المُقرر تكليف كل قسم بها، حتى يكون جميع الموظفين مسؤولين عن مهام محددة وفقًا لمهاراتهم ومستوى خبراتهم.

7- إرسال المسودة إلى الإدارة العليا

بعد الانتهاء من إعداد مسودة الهيكل التنظيمي، يتم إرسالها إلى الإدارة العليا من أجل إجراء التعديلات اللازمة عليها، وإذ لم تتطلب أية تعديلات يتم الموافقة عليها.

أمثلة على الهيكل التنظيمي:

إليكم فيما يلي بعض الأمثلة على الهيكل التنظيمي:

الهيكل التنظيمي لوزارة الموارد البشرية

يتضمن الهيكل التنظيمي لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية الإدارات في الوزارة وما يتبعها من وكالات ووكالات مساعدة وإدارات عامة.

الهيكل التنظيمي لمنشآت

يتكون الهيكل التنظيمي للهيئة العامة للمنشآت الصغيرة والمتوسطة "منشآت" من مجلس الإدارة ويتفرع منه اللجان ثم القطاعات ثم الإدارات العامة ثم الإدارات ثم الأقسام.

الهيكل التنظيمي لمعهد الإدارة العامة

يوضح الهيكل التنظيمي لمعهد الإدارة العامة مجلس إدارة المعهد والمراكز والإدارات والمكاتب التي تقع تحت مسؤوليته.

بكه للتعليم شريكك الأفضل لتدريب الموظفين:

بكه للتعليم تُعتبر واحدة من الخيارات الممتازة للمؤسسات المتخصصة في تدريب الموظفين. يمكن لبكه أن تُقدم تدريبات معتمدة ومُخصصة تُلبي احتياجات كل مؤسسة. بفضل خبرتها الواسعة في مجال التدريب والتعليم، يمكن لـ بكه للتعليم أن تُسهم بشكل فعّال في تطوير مهارات الموظفين ورفع كفاءاتهم.

يُعتبر اختيار بكه للتعليم خيارًا موفقًا للمؤسسات التي ترغب في تطوير موظفيها وتحسين أدائهم، بفضل الخبرة الكبيرة والمهنية العالية والتقنيات المُتقدمة التي تُقدمها الشركة في مجال التدريب والتعليم. تعرف على خدمات بكه للمؤسسات الآن!

تؤهل بكة للتعليم الموظفين في مؤسستك للحصول على عدد كبير من الشهادات المهنية ومنها:

• دورات ادارة مشاريع
• دورات إدارة الموارد البشرية
• دورات تحليل الأعمال
• دورات حوكمة نظم المعلومات
• دورات سلاسل الإمداد
• دورات إدارة الجودة
• دورة أجايل لإدارة الأعمال
• دورة CCMP لإدارة التغيير

الخاتمة:

الهيكل التنظيمي هو نظام ينظم العلاقات والمسؤوليات داخل المؤسسة، ويتضمن الهيكل التنظيمي تقسيم العمل وتحديد السلطات والمسؤوليات لكل مستوى من مستويات الإدارة. يتألف الهيكل التنظيمي من عدة مكونات رئيسية، مثل تخصص العمل، وتسلسل القيادة، ونطاق السيطرة، والمركزية أو اللامركزية، وإضفاء الطابع الرسمي، وتقسيم الإدارات. يتبع كل نوع من أنواع الهياكل التنظيمية، سواء كان مركزيًا، لامركزيًا، وظيفيًا، أو آخر، مجموعة من المبادئ الأساسية مثل نطاق السيطرة، والمرونة، والاستثناء، ووحدة القيادة، واللامركزية، وتحديد الأهداف، وتقسيم العمل.

تصميم الهيكل التنظيمي الجيد يساعد المؤسسات الكبيرة على تنظيم وإدارة عملياتها بفعالية أكبر، مما يعزز من كفاءة العمل وتحسين الإنتاجية، كما يقلل من التعقيدات والنزاعات داخل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يعمل الهيكل التنظيمي كأساس لتحديد أدوار الموظفين ومسؤولياتهم، وبالتالي يعزز التواصل الفعال والتنسيق بين الأقسام المختلفة. علاوة على ذلك، يسهل الهيكل التنظيمي تحقيق أهداف المؤسسة عبر توجيه وتنظيم الجهود نحو الأهداف المحددة بوضوح، مما يعزز النجاح والاستقرار الداخلي والخارجي للمؤسسة.

وفي الختام، فإن تصميم الهيكل التنظيمي وتعميمه على جميع الموظفين داخل المؤسسة، يساهم في إدراك كل فرد بدوره وواجباته، وهو ما يعزز من سير العمل بشكل إيجابي في كافة الأقسام.