خطة ادارة المخاطر وأهم عناصرها وكيفية إعدادها ونطاق عملها

تضمن خطة إدارة المخاطر استقرار المؤسسات وقدرتها على المنافسة عبر تحديد المخاطر المحتملة وتقييمها، ثم وضع استراتيجيات للتخفيف من تأثيرها. تشمل العناصر الأساسية المقدمة، سجل المخاطر، خطة الاستجابة، والأدوار والمسؤوليات. تعاون قسم إدارة المخاطر مع المسؤولين التنفيذيين أساسي لإعداد خطة فعالة. هذه الخطة تحمي أصول المؤسسة، تعزز التواصل الداخلي، وتضمن استمرارية الأعمال، مما يعزز الثقة ويحسن عملية صنع القرار.

حتى تضمن المؤسسات نجاح أعمالها؛ يتعين عليها اتخاذ جميع الإجراءات التي تمكنها من الحفاظ على استقرارها وبقائها قادرة على المنافسة، وتُعد عملية إدارة المخاطر واحدة من أهم تلك الإجراءات، والتي من خلالها تتمكن المؤسسات من التعرف على جميع المخاطر المُحتملة التي قد أن تؤثر سلبًا على عملياتها، وبالتالي تنفذ الاستراتيجيات الفعالة التي تقلل من حدة تأثيرها أو تقضي على فرص حدوثها، ويُعد إعداد خطة إدارة المخاطر جزءًا أساسيًا من هذه العملية، وفي سطور هذا المقال نوضح ما هي خطة إدارة المخاطر وأهميتها وعناصرها وكيفية إعدادها وأهدافها ونموذج لها.

تعريف خطة إدارة المخاطر:

تُعرف خطة إدارة المخاطر RISK MANAGEMENT PLAN بأنها الوثيقة التي تتضمن نهج إدارة المخاطر بالكامل، إذ يتم إعدادها من أجل تحديد المخاطر المُحتملة على عمليات المؤسسة أو على المشروع وتقييم تلك المخاطر، وتحديد كيفية تحليلها واتخاذ الإجراءات التي تساعد على التخفيف منها، من أجل ضمان نجاح المؤسسة أو المشاريع التي تقوم بتنفيذها.

كما تتضمن خطة إدارة المخاطر كيفية تصنيف المخاطر المُحتملة وكيف يمكن مراقبتها بعد تنفيذ التدابير اللازمة للقضاء عليها أو تقليل آثارها السلبية، وما هي المخاطر التي تستطيع المؤسسة تحملها والمخاطر التي لا تتمكن المؤسسة من تقبلها.

ووضع خطة إدارة المخاطر يتطلب تعاونًا بين قسم إدارة المخاطر بالمؤسسة وكبار المسؤولين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الرئيسيين، من أجل ضمان وضع خطة لا تعرض مصالح المؤسسة للخطر.

عناصر خطة إدارة المخاطر:

عند وضع خطة إدارة المخاطر، لا بد من إدراج مجموعة من العناصر الأساسية، وهي كما يلي:

1- الموجز

تتكون خطة إدارة المخاطر من الموجز أو المقدمة، والذي يحتوي على أهداف وضع هذه الخطة ونظرة عامة على مستوى أو أنواع المخاطر التي قد تواجهها المؤسسة.

2- سجل المخاطر

وهو عبارة عن مستند يعتمد عليه قسم إدارة المخاطر بالمؤسسة في توثيق جميع معلومات تحديد ومراقبة المخاطر الخاصة المُحتملة.

3- هيكل تقسيم المخاطر

وهو عبارة عن مخطط يُستخدم في تقسيم المخاطر إلى فئات، سواء كانت مخاطر واسعة أو مخاطر محددة، وهو ما يمكّن من إعطاء الأولوية للمخاطر الواسعة للتعامل معها وتخصيص الموارد لها.

4- مصفوفة تقييم المخاطر

من خلال مصفوفة تقييم المخاطر يتم تسجيل شدة المخاطر المحتملة بناءً على احتمالية حدوث كل خطر وتأثيره على المؤسسة في حال حدوثه، ومن ثم تحديد أولوية التعامل مع المخاطر.

5- خطة الاستجابة للمخاطر

وهي عبارة عن وثيقة تحتوي على الاستراتيجيات المقرر استخدامها في إدارة المخاطر من أجل التخفيف منها، سواء بمنع تلك المخاطر أو تقليل تأثيرها السلبي في حال حدوثها.

6- الأدوار والمسؤوليات

تحدد خطة إدارة المخاطر الأدوار والمهام التي يتم إسنادها لأعضاء قسم إدارة المخاطر في المؤسسة بما في ذلك العضو الرئيسي لإدارة المخاطر، مع تحديد أدوار ومسؤولية كل عضو في معالجة المخاطر المحددة والتعامل معها.

7- المنهجية

تشير المنهجية إلى الأدوات والنهج المقرر أن يستعين بها قسم إدارة المخاطر في تنفيذ أنشطة إدارة المخاطر، ومنها تحليل المخاطر وتقييمها ووضع الاستراتيجيات التي تعمل على التخفيف من حدتها.

8- الميزانية والتوقيت

في هذا العنصر، توجد تفاصيل حول مصدر تمويل عملية إدارة المخاطر والأموال التي تتطلبها إدارة الأنشطة الخاصة بها، فضلًأ عن الجدول الزمني الخاص بأنشطة إدارة المخاطر.

9- نماذج الإبلاغ عن المخاطر

تُعد نماذج الإبلاغ عن المخاطر بمثابة الوسيلة التي يستخدمها قسم إدارة المخاطر في توثيق أعماله المتعلقة بالرصد والتعامل مع المخاطر والإبلاغ عنها، كما تتضمن تلك النماذج وصفًا حول تنسيق سجل المخاطر المُقرر استخدامه وكيفية إضافة المخاطر إلى السجل أو حذفها منه، وكيفية تقديم القسم التقارير الدورية عن المخاطر للإدارة العليا بالمؤسسة.

كيفية إعداد خطة إدارة مخاطر:

يتطلب إعداد خطة إدارة المخاطر تنفيذ مجموعة من الخطوات الأساسية، والتي تشمل ما يلي:

1- تحديد المخاطر

في البداية، لا بد من تحديد جميع المخاطر المُحتملة والتي يمكن أن تؤثر بالسلب على عمليات المؤسسة، وتعتمد هذه الخطوة على جمع المعلومات حول تلك المخاطر من إجراء مقابلات مع جميع أصحاب المصلحة وهي مقابلات العصف الذهني والتي تُفتح فيها المناقشات لتبادل الأفكار والآراء حول تلك المخاطر.

كما يمكن تحديد المخاطر عن طريق استخدام أدوات التحليل مثل تحليل SWOT، والتي توفر معلومات قيمة حول التهديدات التي قد تواجهها المؤسسة.

2- تقييم المخاطر

بعد ذلك، يجب تحليل كل خطر من المخاطر المُحددة من أجل الوقوف على احتمالية حدوثه وتأثيره المتوقع على المؤسسة، كما يتم تقييم كل خطر بناءً على عدة عوامل أخرى وهي مناطق التأثير وتكلفة التأثير والجدول الزمني للتأثير، وهو ما يمكّن من تصنيف مستويات تلك المخاطر ما بين منخفضة ومتوسطة ومرتفعة يتم وضعها في مصفوفة تقييم المخاطر لتكون واضحة لجميع أعضاء قسم إدارة المخاطر بالمؤسسة.

وبعد تقييم المخاطر وتصنيفها إلى مستويات، يتم إعطائها الأولوية بناءً على احتمالية حدوثها وشدة تأثيرها، ومن ثم البدء في تخصيص الموارد لها.

3- إنشاء خطة الاستجابة للمخاطر

في هذه الخطوة، يتم وضع خطة العمل المُقرر تنفيذها للتخفيف من حدة كل خطر، إذ تحتوي هذه الخطة على التدابير الممكن اتخاذها من أجل منع حدوث المخاطر أو التقليل من تأثيرها في حال حدوثها، ويجب اختيار استراتيجية إدارة المخاطر بالتعاون مع كبار المسؤولين التنفيذيين بالمؤسسة لضمان تحقيق التوازن بين رغبة المؤسسة في المخاطرة وعدم تجاوز التعرض للمخاطر الحدود المقبولة.

ويتم الاختيار من بين استراتيجيات إدارة المخاطر الأربعة وهي: تجنب المخاطر، التخفيف من المخاطر، نقل المخاطر، قبول المخاطر.

4- تحديد أدوات إدارة المخاطر

يجب أن توضح الخطة الأدوات المُقرر استخدامها في إدارة المخاطر المُحتملة المُحددة، إذ يتم الاختيار من بين عدة أدوات مثل: سجل المخاطر، مصفوفة تقييم المخاطر، محاكاة مونت كارلو.

5- تحديد مسؤوليات المخاطر

تتضمن هذه الخطوة تحديد جميع الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بالمخاطر، إذ يتم تكليف كل فرد في القسم بإدارة مجموعة معينة من المخاطر والتعامل معها، ويجب أن يكون توزيع الأدوار والمسؤوليات واضحًا للجميع لتجنب حدوث أي ارتباك بشأن من سيحتاج إلى تنفيذ استراتيجيات الاستجابة للمخاطر بمجرد حدوثها.

6- وضع الخطة الاحتياطية

لا بد من وضع خطة احتياطية وهي خطة الطوارئ التي يمكن الاستعانة بها في حال فشل خطة الاستجابة الأولية للمخاطر، إذ تتضمن هذه الخطة خارطة طريق يمكن الوصول إليها لضوابط التخفيف من المخاطر وإجراءات تنفيذها.

نطاق عمل خطة إدارة المخاطر:

نطاق عمل خطة إدارة المخاطر هو الإطار الذي يحدد حدود الخطة والتي يمكن أن تشمل النظام أو عملية واحدة، ويمكن أن تشمل المؤسسة بالكامل، وبالتالي لا تخرج الخطة عن السيطرة.

وتشمل المكونات الأساسية التي يغطيها نطاق عمل خطة إدارة المخاطر ما يلي:

1- أهداف الخطة

وهي الأهداف المُراد تحقيقها من وضع خطة إدارة المخاطر، سواء كانت تحقيق الامتثال القانوني أو ضمان استمرار الأعمال أو التنبؤ بالمخاطر أو الحفاظ على سمعة العلامة التجارية للمؤسسة.

2- أصحاب المصلحة

يجب أن يشتمل نطاق الخطة على أصحاب المصلحة من الأشخاص أو المجموعات المؤثرين في المؤسسة، وهم الموظفين والموردين والشركاء والعملاء والمنظمين، مع فهم توقعاتهم واهتماماتهم واحتياجاتهم وأدوارهم ومسؤولياتهم بالنسبة للمؤسسة، وهو ما يتطلب التواصل معهم بشكل دوري منتظم وإشراكهم في عملية إدارة المخاطر.

3- تحديد المخاطر

من أهم مكونات نطاق خطة إدارة المخاطر هي مختلف أنواع المخاطر التي قد تؤثر بالسلب على المؤسسة، وقد تكون تلك المخاطر مالية أو استراتيجية أو تشغيلية أو تقنية أو تنظيمية، وقد تتعلق بميزانية المشروع الذي تنفذه المؤسسة أو جدوله الزمني أو موارده أو جودته أو متطلباته.

4- تحليل المخاطر

يتضمن هذا العنصر تحليل الأحداث غير المؤكدة التي يمكن تؤثر بالسلب أو بالإيجاب على الأهداف المُحددة، إذ يتم تحديد مصادر وأسباب المخاطر وتداعياتها المُحتملة، ويمكن إجراء هذا التحليل بالاستعانة بمختلف الأدوات مثل تحليل SWOT أو سجلات المخاطر أو المقابلات أو جلسات العصف الذهني.

5- تخطيط الاستجابة للمخاطر

في هذا العنصر يتم تحديد طرق الاستجابة للمخاطر والتي تتمثل في الإجراءات أو الاستراتيجيات المُقرر تنفيذها من أجل السيطرة على المخاطر والحد من تأثيراتها السلبية سواء كانت التجنب أو التخفيف أو النقل أو القبول، وذلك وفقًا لطبيعة المخاطر ومستواها.

6- تحديد الموارد

يوضح هذا العنصر الموارد المطلوبة لتنفيذ خطة إدارة المخاطر، سواء الموارد البشرية المتمثلة في الموظفين المسؤولين عن تنفيذ الخطة، أو الموارد المالية وهي الميزانية المُخصصة للخطة، وكذلك تحديد الفترة الزمنية التي تستغرقها الخطة.

أهداف خطة إدارة المخاطر:

تتعدد الأهداف التي تسعى المؤسسات لتحقيقها من خلال وضع وتنفيذ خطة إدارة المخاطر، وتشمل ما يلي:

• إنشاء عملية إدارة المخاطر وتنفيذها بشكل فعال، من أجل السيطرة على المخاطر والحد من تداعياتها.
• الحفاظ على الاستقرار المالي للمؤسسة من خلال حمايتها من الخسائر المادية الناجمة عن المخاطر المُحتملة.
• استمرار المؤسسة في القيام بأعمالها حتى في حال وقوع أضرار يمكن السيطرة على تأثيراتها.
• تعظيم أرباح المؤسسة، لأن هذه الخطة تضمن عدم تعطل العمليات اليومية في ظل وجود أية مخاطر.
• الاستعداد الكافي من أجل مواجهة أية مخاطر صغيرة أو كبيرة، حتى لا تؤثر على أي جانب من جوانب العمل داخل المؤسسة.

أهمية خطة إدارة المخاطر:

تُعد خطة إدارة المخاطر جزءًا أساسيًا من عملية إدارة المخاطر داخل كل مؤسسة، ووضع هذه الخطة أمرًا بالغ الأهمية نظرًا للفوائد العديدة التي تحققها، وهي كما يلي:

1- حماية أصول المؤسسة

تكفل خطة إدارة المخاطر حماية أصول المؤسسة، فمن خلالها يمكن الاستعداد لأي مخاطر مُحتملة ومواجهتها بالتدابير اللازمة، وهو ما يساعد في حماية المؤسسة من الخسائر المالية والتي يمكن أن تصل في بعض الأحيان إلى الإفلاس.

ولا تقتصر أصول المؤسسة على الأصول المالية فقط؛ بل تشمل أيضًا العناصر المادية والبيانات والمعدات والمباني، وجميعها يمكن حمايتها بوضع خطة إدارة المخاطر.

2- تعزيز الاتصالات داخل المؤسسة

تساعد خطة إدارة المخاطر في تعزيز التواصل بين قسم إدارة المخاطر وكبار أصحاب المصلحة، إذ تعمل على إبقاء قنوات التواصل مفتوحة بينهم للوصول إلى خطة فعالة حول إدارة المخاطر المُحتملة، وهو ما يساهم في تحسين علاقات العمل.

3- ضمان استمرارية الأعمال

من خلال وضع وتنفيذ خطة إدارة المخاطر، تضمن المؤسسة استمرار عملياتها نظرًا لاستعدادها للتعامل مع مختلف المخاطر فور حدوثها، ووضعها التدابير الاستباقية للتخفيف من حدة تلك المخاطر.

4- تقليل المفاجآت

تستفيد المؤسسة من وضع خطة إدارة المخاطر في التنبؤ بالمشاكل أو التغييرات المحتملة قبل حدوثها، وهو ما يمكنها من السيطرة على أية مخاطر قد تظهر وتضر بالعمليات اليومية، فضلًا عما تتضمنه الخطة من خطة طوارئ يمكن تنفيذها في أي وقت.

5- الحفاظ على صورة العلامة التجارية

تلعب خطة إدارة المخاطر دورًا بارزًا في الحفاظ على صورة العلامة التجارية بل وتحسينها، لأنها تحمي المؤسسة من المخاطر التي قد تؤثر على سمعتها بالسلب، نظرًا لقدرتها على الاستجابة الفعالة لأي أزمة قد تظهر.

6- تحسين عملية صنع القرار

تعزز خطة إدارة المخاطر من عملية صنع القرار داخل المؤسسة، إذ يتخذ قسم إدارة المخاطر القرارات المستنيرة بناءً على المعلومات التي جرى جمعها حول المخاطر المُحتملة، كما أن تلك المخاطر تساعد في تعديل الاستراتيجيات بشكل استباقي لضمان بقاء العمليات التجارية في المسار الصحيح.

7- تعزيز ثقة أصحاب المصلحة

من خلال وضع وتنفيذ خطة إدارة مخاطر فعالة، يمكن تعزيز الثقة بين المؤسسة وأصحاب المصلحة من العملاء والموظفين، لأنهم يرون أن المخاطر المحتملة تتم معالجتها بشكل استباقي بما لا يضر بأي جانب من جوانب المؤسسة والتي تمسهم بشكل مباشر.

8- ضمان الامتثال للأنظمة

تدل خطة إدارة المخاطر على الامتثال التنظيمي للمؤسسة والتزامها بالقوانين واللوائح الخاصة بالعمليات التجارية والبيئة والسلامة، وهو ما يحمي المؤسسة من توقيع أية عقوبات عليها نتيجة عدم امتثالها.

9- توفير الوقت والتكاليف

تفيد خطة إدارة المخاطر في توفير الوقت والتكاليف للمؤسسة، لأنها تنطوي على تحديد المخاطر المُحتملة مبكرًا ووضع الاستراتيجيات التي تساعد على التخفيف منها، وهو ما يجنب حدوث أي تأخير في المشاريع نتيجة التأثر بتلك المخاطر.

10- تحسين إنتاجية الموظفين

تساهم خطة إدارة المخاطر في تعزيز إنتاجية الموظفين، لأنها تنطوي على وضع إطارًا لإدارة المخاطر في المؤسسة وإسناد المسؤوليات إلى الموظفين لمواجهة المخاطر المُحتملة، وهو ما يعزز من مشاركتهم ويزيد من مستويات إنتاجيتهم.

نموذج خطة إدارة المخاطر:

إليكم فيما يلي نموذج خطة إدارة المخاطر بصيغة Excel، وهو عبارة عن مصفوفة توضح كيفية تقييم المخاطر المُحتملة وتقسيمها على فئات بناءً على احتمالية حدوثها وشدة تأثيرها، مع عدد المخاطر الموجودة في كل فئة.

تعلم إدارة المخاطر واحصل على شهادة معتمدة فيها:

يمكنك الاعتماد على بكه للتعليم في الالتحاق بدورات تدريبية في إدارة المخاطر، تؤهلك للالتحاق بالاختبار والحصول على شهادة مهنية مُعتمدة في هذا المجال، بما يساعد على إعطائك الأفضلية عند التقدم لمختلف الوظائف، حيث تقدم منصة بكه، العديد من الدورات التدريبية المُعتمدة في مجال إدارة المشاريع، ومنها دورات في إدارة المخاطر.

انضم إلينا في دورة MoR® التأسيسية واكتسب المعرفة الشاملة والمهارات اللازمة لتحديد وتقييم ومراقبة المخاطر بفاعلية، وتطبيق إطار عمل MoR لتحقيق أهدافك الاستراتيجية.

تطمح إلى أن تكون "صانع القرار" الذي يقود المشاريع نحو بر الأمان؟

سجل الآن في دورة إدارة المخاطر الاحترافية PMI-RMP® وتعلم كيف تتقن فن إدارة المخاطر في المشاريع، وتتجنب العقبات، وتحقق النجاح المنشود.

لكن يبقى السؤال، لماذا أختار بكه؟ 

في بكه، نؤمن بأن طريقك للنجاح يبدأ باختيار الشريك التعليمي المناسب. نحن لسنا مجرد مؤسسة تدريبية، بل نحن حاضنة لمهاراتك وطموحاتك بسجل حافل من الإنجازات والنجاحات.

انضم إلى عائلة بكه

كن جزءًا من مجتمعنا المتنامي من المتعلمين الطموحين والمحترفين في مجال إدارة المشاريع. 

استثمر في مستقبلك المهني معنا، واختر من باقة دورات إدارة المشاريع ما يناسبك احتياجاتك وأهدافك.

اقرأ بروشور خاص وشامل عن تعلم إدارة المخاطر الاحترافية.

الخاتمة:

تعتبر خطة إدارة المخاطر أداة حيوية لضمان استقرار المؤسسات وقدرتها على المنافسة. تتضمن هذه الخطة تحديد المخاطر المحتملة وتقييمها وتصنيفها، ثم وضع استراتيجيات للتخفيف من تأثيرها أو القضاء عليها. العناصر الأساسية لخطة إدارة المخاطر تشمل: المقدمة، سجل المخاطر، هيكل تقسيم المخاطر، مصفوفة تقييم المخاطر، خطة الاستجابة للمخاطر، الأدوار والمسؤوليات، المنهجية، الميزانية والتوقيت، ونماذج الإبلاغ عن المخاطر. 

إعداد الخطة يتطلب تعاونًا بين قسم إدارة المخاطر وكبار المسؤولين، ويشمل تحديد المخاطر، تقييمها، إنشاء خطة استجابة، تحديد أدوات الإدارة، تحديد مسؤوليات المخاطر، ووضع خطة احتياطية. تساعد هذه الخطة في حماية أصول المؤسسة، تعزيز التواصل الداخلي، ضمان استمرارية الأعمال، وتقليل المفاجآت، مما يعزز ثقة أصحاب المصلحة ويحسن عملية صنع القرار.

وختامًا، فإن الفوائد المتعددة من وضع وتنفيذ خطة إدارة المخاطر، أبرزت أهميتها بالنسبة للمؤسسات التي تتطلع للسيطرة على المخاطر التي تهددها والحفاظ على عملياتها، والبقاء قادرة على المنافسة.